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E-Mail-Signatur in Outlook

Hier erklären wir Ihnen, wie Sie eine Signatur für Outlook erstellen können, was hineingehört, welche Pflichtangaben gemacht werden müssen und wie sie eingebunden wird.

Pflichtangaben

Eine E-Mail-Signatur, auch Footer genannt, dient im geschäftlichen E-Mail-Verkehr als Unterschrift-Ersatz. Je nach Unternehmen sind die Pflichtangaben unterschiedlich, folgende Punkte sollten jedoch enthalten sein:

  • Name und Vorname des Absenders
  • Name und Anschrift des Unternehmens, in dem der Absender tätig ist
  • Rechtsform des Unternehmens (z.B. GmbH oder AG)
  • Vollständiger Name des Geschäftsführers bzw. der Mitglieder des Aufsichtsrates.
  • Kontaktdaten des Absenders. Dies sollte möglichst ausführlich sein, damit der Empfänger es leicht hat, den Absender zu kontaktieren. Empfehlenswert sind Telefon- und Faxnummer, sowie die E-Mail-Adresse.

All diese Angaben einfach auf eine verlinkte Seite zu packen und den Link als Signatur zu verwenden ist nicht zulässig.

Eine Signatur wird in der Regel erst als HTML-Datei erstellt und dann in Outlook integriert. Es folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Signatur erstellen

  1. Signatur-Text erstellen
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    Abb. 1a: Ansicht eines Signatur-Textes

    Als Erstes sollten Sie Ihren gewünschten Signatur-Text erstellen und im HTML-Format speichern. Eine Anleitung zum Erstellen von HTML-Dateien finden Sie z.B. auf http://de.selfhtml.org/.

    Das könnte dann so aussehen wie in Abb. 1a. Diese Datei speichern Sie am besten in Ihrem Outlook-Verzeichnis. Anschließend starten Sie Outlook. Sie können alternativ auch den Signatur-Text mit WordPad von Windows erstellen und als RTF-Datei abspeichern.

  2. Signatur integrieren
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    Abb. 1b: Menü/Extra/Optionen, Karteikarte E-Mail-Format

    In Outlook wählen Sie den Menüpunkt Extras/Optionen und wählen den Knopf .

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    Abb. 1c: Fenster Signaturauswahl

    Hier klicken Sie auf ,

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    Abb. 1d: Fenster Neue Signatur erstellen

    geben der neuen Signatur einen Namen, z.B. nach dem Schema Firmenkürzel_Mitarbeiterkürzel (1),
    tragen bei 2 den Pfad der Vorlagen-HTML-Datei ein und klicken auf . Der Vorteil dieser Art von Namensvergabe ist bei mehreren Firmierungen, das die Signaturen einer Firmierung, alle nach Namen sortiert, untereinander stehen.

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    Abb. 1e: Fenster Signatur bearbeiten

    Hier wird Ihnen eine Voransicht der Signatur gezeigt, Sie können sie also vor dem Speichern noch einmal kontrollieren. Hat alles seine Richtigkeit, dann klicken Sie auf

  4. und auf klicken.

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    Abb. 1f: Zurück im Fenster Signaturauswahl
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    Abb. 1g: Ja/Nein, für das Verwenden dieser Signatur beim Antworten und Weiterleiten auf eine erhaltene E-Mail.

    Jetzt wird Ihnen hier der Name der Signatur angezeigt. Wenn Sie wollen, dass bei jeder E-Mail, auch bei weitergeleiteten oder Antwort-E-Mails, eine Signatur angehängt wird, entfernen Sie das Häkchen bei Nicht beim Antworten und Weiterleiten

    Anmerkung: Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, die Signatur immer bei weitergeleiteten oder Antwort-Mails mitzuliefern.

  6. Fertig

    Damit haben Sie Ihre E-Mail-Signatur erfolgreich eingerichtet!

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    Abb. 1h: Ansicht einer neu erstellen E-Mail mit Signatur.
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