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Importieren von Adressen in Outlook

Um aufwändiges Eintragen von Adressen zu vermeiden, kann man Adressen von Datenbanken importieren. Der Vorteil ist das man alle Adressen, die noch nicht in den Outlook Kontakten sind, einfach Importieren kann. Sie einzeln noch mal zu schreiben wäre ein enormer Aufwand, doch so kann das verhindert werden.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie man die Adressen als Export aus dem Programm HUS-DATA bereitstellt und sie dann in Outlook importiert.

Daten bereitstellen

Aus datenschutzrechtlichen Gründen wurden einige Daten mit der Grafik-Funktion Explosion unleserlich gemacht.

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Abb. 1a: Das Programm HUS-DATA exportiert die Daten

Bevor etwas importiert werden kann, muss logischerweise etwas exportiert werden.

Wir öffnen also das Programm HUS-DATA, wovon wir die Daten beziehen möchten. Es arbeitet mit dem DBase-Datenbank-Format.

Nun müssen die Adressen gefunden werden, die nach der letzten Importierung eingetragen wurden.

Dazu wurde bei den Adressen eine Adresse mit dem Namen Export vom Jahr-Monat-Tag erstellt. Nach dieser suchen wir und lesen das Datum ab. Damit das beim nächsten Mal wieder so klappt, sollte man nach dem Export den Namen Export vom ... mit dem aktuellen Datum versehen und dieses auch für die Historie im Memo-Feld eintragen.

Dies wäre die Adresse mit der Nummer 44000. Dann Menü → Datei → Export aufrufen. Dort gibt man das Datum des letzten Stichtages ein.

HUS-DATA sucht nun alle Adressen raus, die über den des letzten Stichtages liegen. Die Daten werden in F:/HuSvEDVF/Databank/EXPORT/Outlook.dbf abgelegt. Wenn die exportierte Liste fertig ist, schließt man diese und öffnet Outlook.

Daten importieren

Nun geht man in den persönlichen Ordner. Hier gibt es einen Unterordner für Kontakte. In diesen haben wir ein Unterverzeichnis Import für den selbigen angelegt. Dieses Unterverzeichnis Import aktivieren wir durch das Anklicken mit der linken Maustaste. Der Import selbst erfolgt in 9 Schritten:

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    Abb. 2a: Fenster Import/Export-Assistent

    Wir rufen nun Menü → Datei → Importieren → Exportieren auf. Daraufhin wird das Fenster laut Abb. 2a erscheinen. Hier wählen wie Importieren aus anderen Programmen oder Dateien und klicken auf den Knopf .

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    Abb. 2b: Fenster Datei importieren (Schritt 1/4)

    Nun wählen wir dBase aus, das ist das Format, welche beim Export zum Speichern der Daten benutzt worden ist, und klickt auf .

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    Abb. 2c: Fenster Datei importieren (Schritt 2/4)

    In welcher Datei sind die zuvor exportieren Daten? Dazu klicken wir auf den Knopf und suchen im Pfad F:/HuSvEDVF/Databank/EXPORT nach der Datei Outlook.dbf und wählen diese aus. Des Weiteren ist zu klären, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll. Wir lassen Duplikate zu, denn im Import-Verzeichnis sind in der Regel keine Adressen vorhanden und damit dürften auch keine Duplikate entstehen. Wir klicken wieder auf .

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    Abb. 2d: Fenster Datei importieren (Schritt 3/4)

    Wohin sollen die Daten abgelegt werden? Wir haben dazu vorab bereit das Verzeichnis Import unter den Kontakten erstellt und bei Bedarf geleert. Somit haben wir dann als Ergebnis in diesem Verzeichnis alle importierten Kontakte drin.

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    Abb. 2e: Fenster Datei importieren (Schritt 4/4)

    Im 4. Schritt des Fensters Datei importieren werden alle bisherigen Einstellungen der durchzuführenden Aktion dargestellt. Als letztes erfolgt noch etwas sehr Wichtiges. Wo sollen die importierten Daten in Outlook zu sehen sein? Das erfolgt über die Feldzuordnungen, welche über den Knopf erreicht werden kann.

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    Abb. 2f: Fenster Felder zuordnen

    Was von extern angeboten wird, soll intern wohin? Hier ein Beispiel (Tabelle 1) wie es bei uns geregelt wird.

    Tabelle 1: Ein Beispiel, wie das bei uns geregelt wird.
    dBase-Werte → Outlook-Felder
    FIRMA → Firma
    STRASSE → Straße geschäftlich
    PLZ → Postleitzahl geschäftl.
    ORT → Ort geschäftlich
    KATEGORIE → Kategorien
    NAME → Nachname
    VORNAME → Vorname
    TEL1 → Telefon geschäftlich
    TEL2 → Telefon geschäftl. 2
    FAX1 → Fax geschäftlich
    FAX2 → Weiteres Fax
    FUNK1 → Mobiltelefon
    FUNK2 → Mobiltelefon 2
    EMAIL1 → eMail1
    EMAIL2 → eMail2
    EMAIL3 → eMail3
    INET1 → Webseite
    INET2

    Wenn dies Eingestellt ist, auf den Knopf und dann auf klicken.

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    Abb. 2g: Importierte Kontakte speichern

    Jetzt bekommen die importierten Daten den Feinschliff in Aussehen und Anordnung unter Outlook. Dazu müssen alle importierten Kontakte markiert, geöffnet und im Feld Speicher unter Firma (Nachname, Vorname) angewählt bzw. ausgewählt werden. Der Kontakt wird danach gespeichert und geschlossen.

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    Abb. 2h: Fenster Import - Microsoft Outlook

    Für das weitere Vorgehen sollte man die importierten Kontakte so ordnen, wie diese auch in dem Ordner, wo alle Kontakte abgelegt sind, sortiert sind. Bei uns ist das nach Firma.

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    Abb. 2i: Fenster Mehrfach vorhandener Kontakt

    Nun kann man die Firma (blau markiertes) klicken und sie zu Kontakte ziehen. Es kann passieren, dass gewisse Kontakte schon vorhanden sind. Dann wird eine Liste von möglichen ersetzbaren Kontakten eingeblendet. Da wir Wissen, von welcher Firma wir die Kontakte herübergezogen haben, können wir von den aufgelisteten Kontakten den richtigen auswählen und mit Ja das Ersetzen bestätigen. Weiß man es nicht, kann man zur Sicherheit den Punkt Als neuen Kontakt eintragen wählen.

Wenn das erledigt ist, müssten nun alle Adressen in Outlook Kontakte sein. Herzlichen Glückwunsch!

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