Zeitlicher Verlauf im Projekt

Gliederung

Verlauf

0. Abschnitt: Projektbeschaffung mit Zieldefinition und Aufgabenstellung und deren Klärung. Dazu gehören die Vorgaben für die Ressourcen:
   • Zeit;
   • Finanzen (Geld, Material, Geräte, …, Personal) und
   • Know How (Personen mit Wissen und Können);
   welche aus einer vorgenommenen Analyse der Projekte gewonnen werden müssen und auf Erfahrungen vergangener Projekte beruht. Hat man diese nicht, sollte man einen externen Berater mit Erfahrungen hinzu ziehen!
   0. Phase = Definition des Projektes plus Situationsanalyse
      Wie ist es momentan. Wer macht was wie und was kostet es. Was will man damit ereichen und bis wann Amortisiert sich dies.
      Vorstellen bei den Geldgebern. Das können Kunden oder der Vorstand der eigenen Firma sein. Hier wird verhandelt, ob man diese Idee prüfen lässt. Tut der Geldgeber dies, ist zu klären
      • der Rahmen (Zeit und Geld),
      • der Ansprechpartner auf Auftragsgeberseite und
      • die Modi der Kommunikation mit Ihm.
1. Abschnitt: Vorplanung des voraussichtlichen Bedarfs mit
   • Grobplanung und -schätzungen;
   • Absprachen mit dem Auftraggeber;
   • Untersetzung des Grobplanes;
   • Klärung der Rechnungsmodalitäten und der zu benutzenden Kommunikationskanäle;
   • Vorabsprachen bzgl. des Bedarfs an Ressourcen.
   Dies wird durch die folgenden Phasen abgedeckt.
   1. Phase = Initialisierung mit
      1. Bestimmung des Projektleiters. Er sollte Zugang zu allen notwendigen Informationen haben! Die Kommunikationswege/−verfahren sind abgesprochen und der Termin der Vorlage des Ergebnisses der Initialisierung wurde festgelegt.
      2. Beschreibung der Aufgabe erstellen. Analyse des Nutzens (SWOT) erarbeiten. Eine Projektskizze (MindMap) erstellen.
      3. Aus der Aufgabenstellung die Zielstellung des Projektes herunter brechen. Dabei ist zu klären, wenn es betrifft:
         • Die Firma als Gesamtheit.
         • Die Bereiche, Fachbereiche, Abteilungen in der Firma.
         • Die Mitarbeiter die davon betroffen sind.
         Und die dazu gehörigen Themen.
      4. Der Projektplan wird durch die Teilung der Themen in Teilabschnitte (Aufgaben) die Schätzbar sind aufgestellt. Dazu gehören
         • die Inhalte der Aufgaben ← Themen und
         • der Ablauf ← Zeitbedarf und Folge der Aufgaben.
         Heraus kommt,
         1. wer macht was (Know How = Personen mit Wissen und Können)
         2. bis wann (Zeit) und
         3. was kostet es (Finanzen = Geld, Material, Geräte, …, Personal).
         Und dies mit hoher Verbindlichkeit! Dazu kann noch bei nicht schätzbaren Themen eine Analyse der Machbarkeit durchgeführt werden.
      5. Qualitätssicherungsplan, dazu gehört der Turnus für die Meetings, Reviews und Schulungen.
         PS: Der Transfer der Qualität gelingt durch die Personalentwicklung in die Firma.
      6. Risikomanagement. Hier ist zu klären Was passiert Wenn:
         • Mitarbeiter ausfallen (Kündigung, Krank, Urlaub.
         • Verlust von Material, Technik und Finanzen (Diebstahl, …) auftreten.
         • Höhere Gewalt das Projekt zum Stillstand bringt.
      Am Ende liegt die Zieldefinition und Projektbeschreibung vor. Da Ergebnis wird im Lastenheft (Was und Wofür) festgehalten. Dies sind die Ausschreibungsunterlagen für die Partner.
      Dies wird dem Auftraggeber zur Abnahme vorgelegt.
   2. Phase = KickOff
      Partner werden gesucht. Sie sollen die Teilabschnitte und deren Realisierung mit Angeboten zum Thema Zeit und Geld versehen. Diese werden Vorvertraglich für den Bedarfsfall gebunden. Die Zahlen der Angebote werden in die Teilabschnitte der Grobplanung eingetragen, womit sich die Feinplanung ergibt.
      Diese finden im Pflichtenheft (Wie und Womit) ihren Niederschlag, welches dem Auftraggeber zur Abnahme vorgelegt wird.
2. Abschnitt: Realisierung des Projektes mit
   • Startschuss;
   • Feinplanung;
   • Modalitäten der Realisierung;
   • der laufender Kontrolle und Planverfeinerung mit Soll/Ist-Vergleich. Hier ist besonderes Augenmerk auf kritische Wege zu richten.
   • Laufender Rücksprache mit dem Auftraggeber über erreichtes und zukünftiges, so das er informiert ist. Hier gilt der Spruch: "Klappern gehört zum Handwerk." Er kann seinen Vorgesetzen davon Bericht erstatten und bei Problemen aus ihren Lösungsvorschläge auswählen, diese unterstützen, z. B. durch sein Eingreifen, und seine Mitverantwortung wahrnehmen.
3. Abschnitt: Übergabe und Abnahme des Ergebnisses. Dazu gehören die
   • Übergabe des Ergebnisses, seines Handbuches incl. gefahrene Test;
   • Einweisung und Schulung des Personals;
   • Inbetriebnahme des Ergebnisses plus evtl. letzte und entgültige Datenübernahme;
   • Interview mit den einzelnen Benutzern über Änderungswünsche, Ergänzungen, aufgetretenen Fehler, Zufriedenheit, erkannter Nutzen, etc. Daraus können sich zukünftige Aufgaben ergeben;
   • Übergabe der Dokumentation zum Thema Projektverlauf in Zeit, Finanzen, Material und Personal plus Sicherung der elektronischen Daten wie Historie und Updates; Werkzeuge und deren Bedeutung, Benutzung und Einsatz, . Literatur- und Quellenverzeichnis;
     Wird der Punkt "Dokumentation", aus welchen Gründen auch immer, weg gelassen, steht beim nächsten Projekt, Auftraggeber und Projektmanager, wieder vor dem Problem, nicht auf nicht genügend Erfahrungen zurück greifen zu können;
   • Abschlussrechnung und Gewährleistung;
   • Präsentation des Ergebnisses. Hier kann man noch einmal mit allen Beteiligten sprechen, bekommt man wichtiges Feedback, Kontakte werden positiv bestätigt, Nachfolgeaufträge können hier geordert werden. Hier gilt der Spruch "Tue gutes und rede darüber."