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Meeting und seiner Protokolle

Wie führt man ein Meeting durch und dokumentiert dessen Ergebnis. Wir zeigen Ihnen wie dies bei uns aussieht!

Meeting

Meetings sind im Projektalltag unverzichtbar, weil diese Art der persönlichen Kommunikation im Team absolut notwendig ist, um die menschliche Basis zu pflegen und um gemeinsame Ergebnisse zu erarbeiten. Andere Formen, wie Videokonferenzen, Telefonate, usw., können diese Form nicht ersetzen. Das die Meetings Zeit und damit Geld kosten ist eine Tatsache. Damit diese nicht unnötig entstehen, ist es notwendig daraus einen echten Nutzen (/207/ S. 027-029: Handwerkszeug in IT−Entwicklungsprojekten) zu erzielen.
Dieser Nutzen schlägt sich in den Ergebnissen des Meetings wieder. Was versteht man hier unter einem Ergebnis eines Meetings? Ein Ergebnis ist ein Punkt des es festzuhalten Wert ist!

Um einen maximalen Nutzen zu erreichen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

Wenn Sie diese Punkte beachten, erhalten sie für ein notwendiges Minimum an Zeit, Geld und Nerven ein Maximum an echten Nutzen.

Protokolle und ihr Nutzen

Neben dem Formular hat das Protokoll auch eine zeitliche Komponente, die Reihenfolge. Deine Funktionen sind: Daraus ergibt sich, dass das Protokolle nicht nur Pflicht, sondern Werkzeug und Ergebnis zu gleich sind.
Wie sollten also Protokolle, welche objektiv und fair zu gleich sind, aussehen bzw. erstellt werden? Sie sollten Wenn Sie die drei Punkte beachten, werden Sie Zeit mit späteren Diskussionen sparen und somit werden soziale Konflikte vermieden. Denn jeder hat die Gewissheit und die Kontrollmöglichkeit, dass das im Protokoll auch das steht, was gesagt und gemeint wurden. Eine gute Methode ist das Action Item - Protokoll.

Protokoll H&S<−EDV

Wir wenden dieses bei unserer täglichen Mitarbeiterbesprechung am Morgen an, um die persönlichen
  • Arbeitsaufgaben,
  • die erreichten Ergebnis und
  • Angebote (Präsentationen, Vorträge)
für Heute und Morgen bekannt zu geben. Der Protokollant, rechts oben im Signum vermerkt, ist gleichzeitig auch der Moderator, unterstrichen in der Anwesenheit, und beginnt Montags mit dem Chef. Am Dienstag kann in der alphabetischen Liste der Anwesenden der Nächste den Job übernehmen. Nach dem pünktlichen Beginn wird sich begrüßt, vorgestellt und das in der Liste der Anwesenden vermerkt. Wer das Meeting moderiert, bekommt unter seinem Kürzel einen Strich darunter und beginnt. Und wir üben das Buchstabieralphabet. Danach beginnt es und jeder bekommt Zeit für sich und sieht wie viel er gebraucht hat.
Bericht:

2019-09-24, Mi./HSc

Meeting

09:00 Uhr Liste der Anwesenden und ihr Wort was Sie, wenn der Nächste bereit ist, buchstabieren.
FSc: Montag
HSc: Rand
TSc: location
09:06 Uhr HSc
  • B bbbb bbbbb bb bb bbb bbbbb bbbbb bbbb bbb bbbbb bbbbb bbbbbbbb
  • A aa aaa aa aaaa
  • C cccc ccccc c cc
09:12 Uhr TSc
  • B bbbb bbbbb bb bb bbb bbbbb bbbbb bbbb bbb bbbbb bbbbb bbbbbbbb
  • A aa aaa aa aaaa
  • C cccc ccccc c cc
09:24 Uhr FSc
  • B bbbb bbbbb bb bb bbb bbbbb bbbbb bbbb bbb bbbbb bbbbb bbbbbbbb
  • A aa aaa aa aaaa
  • C cccc ccccc c cc
09:29 Uhr: Ende

Action Item - Protokoll

Das Action Item - Protokoll" stammt aus dem militärischen Bereich. Hier wurden Projekte mit internationaler Beteiligung über räumliche und zeitliche Gebietsgrenzen durchgeführt. Dabei hat es sich bewährt. Es bringt folgende Vorteile:
Dabei werden die Ergebnisse eines Meetings in diesem Protokoll
  • fortlaufende Nummeriert und
  • in 4 Kategorie eingeteilt.
Diese Kategorien sind:

Im folgenden ein Beispiel für eine Abschrift eines handschriftlichen Protokolls.

Besprechungsprotokoll
Projekt: Tastatur-Tester mit Notstromversorgung Termin: 2003-03-24, Mo., 08:00 Uhr
Thema: Elektrische Schaltung der externen Stromversorgung Leiter, Protokollant, Teilnehmer: HSc, SSc, CBr
Ort: H&S<−EDV, Raum 07 Verteiler: TSc
Nr.+Art Betroffen Beschreibung als ganzer Satz incl. Stichwort. Termin der Abnahme
Offene Punkte vorheriger Protokolle:
0023A KHe Die abisolierten Enden der Testkabel mit DIN bzw. PS/2-Stecker oder Kupplung mittels Klebe-Etiketten mit der Kontakt-Pin-Nr. beschriften.
5*0:01h + 6*0:01h = 0:11h
2003-02-14, Fr. 16:00 Uhr
Neue Punkte:
0104F HSc In der Zeitplanung für die Anwesendheit wurde ein Fehler bzgl. des 24. Februar und März festgestellt. Die MA_2003.XLS - Kalkulation bzgl. der Computer-Belegung, sollte auch von den Mitarbeitern auf Korrektheit überprüft werden.
0105E HSc Empfehlen würde ich im Entwicklungsstadium eine reine externe Stromversorgung, welche auf der Leiterkarte auf DC=5V stabilisiert ist. Später kann diese, bei Bedarf, um Akku und Ladeschaltung erweitert werden.
0107B KHe, HSc Beschlossen wurde, dass der im Lager zur Verfügung stehende Schaltkreis B3370 verwendet werden sollte. HSc wird 1 Stück von dort beziehen. 2003-03-24, Mo. 10:00 Uhr
0108A HSc Entwickeln, Skizzieren und Dimensionieren der elektronischen Schaltung mit dem B3370.
1:00h + 0:30h +0:30h = 2:00h
2003-03-24, Mo. 16:00 Uhr