fmlr00b.png
Edit v1.010 from 2007-06-13 to 2008-09-30 by HSc+SBa

Outlook Formulare

Mit Outlook-Fomularen können eMail Nachrichteninhalte automatisch erstellt werden. Das spart stupide Wiederholungsarbeit und verbessert die Arbeitseffizienz.

Tagesmelung mit automatischer Generierung von Datum und Uhrzeit.

Tagesmeldung

fmlr01a.jpg Abb. 1a: Ansicht einer eMail als Tagesmeldung
Hier ist die Beschreibung, wie unsere Tagesmeldung bei H&S<-EDV ertstellt wird. Das Formular erzeugt eine eMail-Nachricht, welche das aktuelle Datum und Uhrzeit als Betreff hat. (Wie im Abb. 1a).


Erstellung

fmlr01b.jpg Abb. 1b: Erstellen einer neuen eMail mittels
Menü/Datei/Neu/E-Mail-Nachricht
Zuerst öffnen wir Microsoft Outlook, und wählen den Menüpunkt Menü/Datei/Neu/E-Mail-Nachricht.

fmlr01c.jpg Abb 1c: eMail mit Empfänger versehen
Ein leeres eMail-Formular erscheint auf dem Bildschirm. Als nächstes fügen wir die unveräderlichen Daten ganz normal in die Nachricht ein. Ganz so, als würden wir eine herkömliche Nachricht schreiben. In unserem Beispiel schreiben wir also die Empfängeradresse rein.

fmlr01d.jpg Abb. 1d: Menü/Extras/Formulare/Dieses Formular entwerfen
Nun wählen wir den Menüpunkt Menü/Extras/Formulare/Dieses Formular entwerfen.
Ab hier bitte Vorsicht walten lassen, da die einzelnen Elemente sich sehr leicht verschieben lassen.

fmlr01e.jpg Abb. 1e: Betreffzeile Kontext-Menü/Eigenschaften
Wir gehen mit der Maus über das Eingabefeld neben der Aufschrifft "Betreff" und drücken die rechte Maustaste um in das Kontext-Menü zu gelangen. Hier wählen wir den Menüpunkt "Eigenschaften".

fmlr01f.jpg Abb: 1f: Karteikarte Wert im Eigenschaftsfenster
Wir wählen die Karteikarte "Wert" im Eigenschafts-Fenster aus. Im unterern, rechten Bereich ist ein Button mit der Aufschrifft "Bearbeiten". Diesen klicken wir an. In das nun erscheinende Eingabefeld geben wir folgende Formel ein: year(date()) & "-" & month(date()) & "-" & day(date()) & ", " & Time() und bestätigen mit der "OK" Schaltfläche zum Ersten. Und schließen das Eigenschafften Fenster mit der Schaltfläche "OK" zum Zweiten.

fmlr01g.jpg Abb: 1g: Menü/Datei/Speichern unter
Nun speichern wir nun unser Formular mit dem Menüpunkt: Menü/Datei/Speichern unter. und schließen das Fomular (z. Bsp. mit Datei->Beenden). Die auftauchende Abfrage, ob wir Speichen wollen, beantworten wir mit der "Nein"-Schaltfläche.

fmlr01h.jpg Abb: 1h: Namensvergabe
Im aufkommendem Dialogfeld gehen wir in den in Word eingestellten Vorlagenordner, geben dem Formular einen angemessenen Namen, z. Bsp. "TM_07.oft" für Tagesmeldung 2007, und betätigen die "Speichern" Schaltfäche. Das Formular ist nun fertig.

fmlr01i.jpg Abb: 1i: Formular aufrufen
Um das Formular zu benutzen, gehen wir in Outlook zu dem Menüpunkt "Menü/Extras/Formulare/Formular auswählen".

fmlr01j.jpg Abb: 1j: Vorlagen im Dateisystem
Wählen aus dem Dropdown-Balken den Punkt "Vorlagen im Dateisystem".

fmlr01k.jpg Abb: 1k: Auswahl des Formulars
Und wählen unser Formular aus dem Vorlagenordner aus.