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Edit v1.065 from 2002-12-21 to 2013-05-16 by HSc

Projekt-Management

Verfahren und Vorgehensweisen, Hilfemittel und Hinweise für den effektiven und sicheren Umgang mit Projekten! Dazu gehören:

Grundlagen wie
Werkzeuge und Hilfsmittel wie
Gespräche und Verhandlungen, das ist die Kommunikation zwischen Auftraggeber, -nehmer und Teammitgliedern. Diese beginnt weit vor dem Projektbeginn und ist mit dessen Ende noch nicht abgeschlossen. Um die Informationen zu kanalisieren, zu analisieren, zu registrieren und nachweisen zu können, sind effektive und praktisch bewährte Verfahren notwendig. Dazu gehört

Grundlagen

Kennzeichen des Projekts

Was ist ein Projekt? Nicht jede Aufgabe die gestellt wird oder jedes Problem was zu lösen ist, kleidet man in die Projektform.
Die Planung von Aufgaben und deren Realisierung sollten nur dann als ein Projekt deklariert werden, wenn sie folgende Kriterien
(/207/ S. 022-023: Was ist ein Projekt) erfüllen:

Seine Aufgabe

Tabelle 1: Geplanter Ablauf des Projektes
Ziel
Zeit
100%
Budget
100%
Qualität
100%
Aufgabenstellung
Qualität Aufgabe des Projekt-Managements ist es immer wieder auftretende Problem in Zeit, Budget und Qualität zu lösen, damit das gewünschte Ziel, welches während des Projektes durch den kontinuierlichen Dialog zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sich herauskristallisiert hat, erreicht wird! Dazu ist es notwendig, das Sie und der Auftraggeber einen Modus finden, welcher sowohl seinen als auch ihren Vorstellungen entspricht, und auch gleichzeitig die Regeln der strukturierten Software-Entwicklung befolgen.
Tabelle 2: Realität am Ende des Projekts,
bei schlechter Planung
Ziel
Zeit
140%
Budget
110%
Qualität
50%
Aufgabenstellung
In der Realität gerät man bei einer unzureichenden Planung, in die Zwickmühle, das Zeit und oder Geld nicht reichen. Kann der Nachbedarf nicht bewilligt werden, wird dann oft an der Qualität gespart. Da man hofft, das deren Grad nicht sofort erkennbar ist. Dies ist aber eine trügerische Zuversicht, die sich spätestens bei den anfallenden Nacharbeiten, welche sich inzwischen potenziert haben, in Luft auflöst und sich ein Albtraum entwickelt hat.


Qualität bemerkt man kaum, nur deren fehlen.
Bei der Lösung anstehender Probleme sollte man sich immer folgenden Fragen stellen.
  1. Was will der Auftraggeber eigentlich?
  2. Was denkt er sich dabei?
Lassen Sie sich vom Auftraggeber seine Vorstellungen zumindest skizzieren. Nicht umsonst heißt es: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte". Finden Sie deshalb mit dem Auftraggeben einen Modus, der sowohl seinen als auch Ihren Vorstellungen entspricht und gleichzeitig die Regelen der strukturierten Softwareentwicklung berücksichtigt (/207/ S. 024-025: Happy End?).

Seine Gliederung

pm01a0.png Abb. 1a: Idealer Verlauf eines Projektes
vom Start S bis zum Ziel Z
Es ist egal, ob man die Einteilung 1., 2., 3., … mittels Phasen durchführt, Meilensteine setzt, oder nach anderen Gesichtspunkten, wie Abschnitte, gliedert. Die Basis aller ist die Zeit t! Da diese kontinuierlich von Beginn bzw. Startpunkt S bis zum Ende bzw. dem Zielzeitpunkt Z vergeht. Wir werden in folgenden den Begriff "Phase" verwenden. Diese Eckdaten sind in der Abb. 1a schematisch dargestellt.
Das ist ein idealisierter statischer Verlauf. Eine Aufgabe wurde gestellt. Die Aufgabenstellung musste während des ganzen Projektes nicht geändert werden. Es wurde kalkuliert, organisiert und in 6 Phasen realisiert. Es ist eher selten, das sich die Aufgabenstellung nicht ändert und die Lösung trotzdem mit der Zeit mit geht.

Die Abnahme

pm01b0.png Abb. 1b: Verlauf eines Projektes
mit einer Änderung der Aufgabe,
der damit notwendigen Überarbeitung
der 1. und 2. Phase
und Neustart ab Zeitpunkt S1
Das Ergebnis jeder Phase und damit der Plan und das Angebot für die nächste Phase, oder wenn kalkulierbar, für alle folgenden Phasen, wird dem Auftraggeber zur Entscheidung vorgelegt. Der Projektleiter hat dabei nicht nur die Aufgabe,
Hier gibt es für die Beteiligten 3 Möglichkeiten wie der Auftraggeber entscheidet:
  • Er ist damit einverstanden. Damit kann die nächste Phase beginnen.
  • Ist er nicht einverstanden und es ist Überarbeitungswürdig, dann ist ein Review anzuberaumen, die Änderungen sind einzuarbeiten und die Phasen sind ab den neuen Startpunkt S1 (Abb. 1b) noch einmal zu durchlaufen. Diese sind i.d.R. kürzer als im 1. Durchlauf. Wird dies nicht gemacht, dann torpedieren diese Änderungen das Projekt.
  • Ist er nicht einverstanden und will das Projekt nicht weiter fortführen (Nutzen nicht mehr vorhanden, …), dann sollte hier einen sauberen Schlussstrich gezogen werden. Die Dokumente sind → Guter Projektleiter.


Der zeitliche Verlauf

Ein Projekt läst sich grob in 3 Abschnitte gliedere, in denen die einzelnen Phasen angesiedelt sind:
  1. Abschnitt: Projektbeschaffung mit Zieldefinition und Aufgabenstellung und deren Klärung. Dazu gehören die Vorgaben für die Ressourcen: welche aus einer vorgenommenen Analyse der Projekte gewonnen werden müssen und auf Erfahrungen vergangener Projekte beruht. Hat man diese nicht, sollte man einen externen Berater mit Erfahrungen hinzu ziehen!
    1. Phase = Definition des Projektes plus Situationsanalyse
      Wie ist es momentan. Wer macht was wie und was kostet es. Was will man damit ereichen und bis wann Amortisiert sich dies.
      Vorstellen bei den Geldgebern. Das können Kunden oder der Vorstand der eigenen Firma sein. Hier wird verhandelt, ob man diese Idee prüfen lässt. Tut der Geldgeber dies, ist zu klären
  2. Abschnitt: Vorplanung des voraussichtlichen Bedarfs mit Dies wird durch die folgenden Phasen abgedeckt.
    1. Phase = Initialisierung mit Am Ende liegt die Zieldefinition und Projektbeschreibung vor. Da Ergebnis wird im Lastenheft (Was und Wofür) festgehalten. Dies sind die Ausschreibungsunterlagen für die Partner.
      Dies wird dem Auftraggeber zur Abnahme vorgelegt.
    2. Phase = KickOff
      Partner werden gesucht. Sie sollen die Teilabschnitte und deren Realisierung mit Angeboten zum Thema Zeit und Geld versehen. Diese werden Vorvertraglich für den Bedarfsfall gebunden. Die Zahlen der Angebote werden in die Teilabschnitte der Grobplanung eingetragen, womit sich die Feinplanung ergibt.
      Diese finden im Pflichtenheft (Wie und Womit) ihren Niederschlag, welches dem Auftraggeber zur Abnahme vorgelegt wird.
  3. Abschnitt: Realisierung des Projektes mit
  4. Abschnitt: Übergabe und Abnahme des Ergebnisses. Dazu gehören die

Werkzeuge und Hilfsmittel

Werkzeuge können nur dann Helfen den maximalen Nutzen zu erzeugen, wenn sie beherrscht und bestimmungsgemäß eingesetzt werden! Ausgedrückt wurde das unter anderem in dem Spruch: "A fool with a tool ist still a fool."

Ablagestruktur

Die Ablagestruktur hat die Funktion bzgl. der Antwort auf die Frage: "Was wurde von Wem, Wo abgelegt" unterstützend zu wirken! D.h. aber auch, das
(/207/ S. 042 Sinnvolle Ablagestrukturen)

Vollständige Sätze

Oft wissen alle schon immer da gewesenen, was mit diesem kryptonmanischem Akronym, ungefähr gemeint ist, obwohl es nie beschrieben wurde. Schön für sie.
Jeder der nachträglich zum Projekt hinzugezogen worden ist, weiß es nicht. Und wenn er fragt, kann es sein das er von 2 verschiedenen Personen 2 verschiedene Antworten erhält.
Deshalb jede Aussage aufschreiben, und nicht als Kürzel, sondern als einfacher aber vollständigen Satz! Jede Aussage sollte ein Signum vorangestellt werden, welches aussagt: "Wann hat Wer diese Aussage getroffen". Der Vorschlag für das Signum besteht aus dem Zeitformat für Time−Stamp: "JJJJ−MMM−TT, TTT." und dem Namenskürzel.
Zum Beispiel 2009-04-16, Do./HSc: Empfehlung des Einsatzes des Time-Stamp-Formats für die Datumsschreibweise im Signum.

Formulare

Formulare haben die Aufgabe

Protokolle

Neben dem Formular hat das Protokoll auch eine zeitliche Komponente, die Reihenfolge. Deine Funktionen sind: Daraus ergibt sich, das Protokolle nicht nur Pflicht, sondern Werkzeug und Ergebnis zu gleich sind.
Wie sollten also Protokolle, welche objektiv und fair zu gleich sind, aussehen bzw. erstellt werden? Sie sollten Wenn Sie die drei Punkte beachten, werden Sie Zeit mit späteren Diskussionen sparen und somit werden soziale Konflikte vermieden. Den jeder hat die Gewissheit und die Kontrollmöglichkeit, dass das im Protokoll auch das steht, was gesagt und gemeint wurden. Eine gute Methode ist das Action Item - Protokoll.

Action Item - Protokoll

Das Action Item - Protokoll" stammt aus dem militärischen Bereich. Hier wurden Projekte mit internationaler Beteiligung über räumliche und zeitliche Gebietsgrenzen durchgeführt. Dabei hat es sich bewährt. Es bringt folgende Vorteile:
Dabei werden die Ergebnisse eines Meetings in diesem Protokoll
  • fortlaufende Nummeriert und
  • in 4 Kategorie eingeteilt.
Diese Kategorien sind:

Im folgenden ein Beispiel für eine Abschrift eines handschriftlichen Protokolls.

Besprechungsprotokoll
Projekt: Tastatur-Tester mit Notstromversorgung Termin: 2003-03-24, Mo., 08:00 Uhr
Thema: Elektrische Schaltung der externen Stromversorgung Leiter, Protokollant, Teilnehmer: HSc, SSc, CBr
Ort: H&S<−EDV, Raum 07 Verteiler: TSc
Nr.+Art Betroffen Beschreibung als ganzer Satz incl. Stichwort. Termin der Abnahme
Offene Punkte vorheriger Protokolle:
0023A KHe Die abisolierten Enden der Testkabel mit DIN bzw. PS/2-Stecker oder Kupplung mittels Klebe-Etiketten mit der Kontakt-Pin-Nr. beschriften.
5*0:01h + 6*0:01h = 0:11h
2003-02-14, Fr. 16:00 Uhr
Neue Punkte:
0104F HSc In der Zeitplanung für die Anwesendheit wurde ein Fehler bzgl. des 24. Februar und März festgestellt. Die MA_2003.XLS - Kalkulation bzgl. der Computer-Belegung, sollte auch von den Mitarbeitern auf Korrektheit überprüft werden.
0105E HSc Empfehlen würde ich im Entwicklungsstadium eine reine externe Stromversorgung, welche auf der Leiterkarte auf DC=5V stabilisiert ist. Später kann diese, bei Bedarf, um Akku und Ladeschaltung erweitert werden.
0107B KHe, HSc Beschlossen wurde, das der im Lager zur Verfügung stehende Schaltkreis B3370 verwendet werden sollte. HSc wird 1 Stück von dort beziehen. 2003-03-24, Mo. 10:00 Uhr
0108A HSc Entwickeln, Skizzieren und Dimensionieren der elektronischen Schaltung mit dem B3370.
1:00h + 0:30h +0:30h = 2:00h
2003-03-24, Mo. 16:00 Uhr

Meetings

Meetings sind im Projektalltag unverzichtbar, weil diese Art der persönlichen Kommunikation im Team absolut notwendig ist, um die menschliche Basis zu pflegen und um gemeinsame Ergebnisse zu erarbeiten. Andere Formen, wie Videokonferenzen, Telefonate, usw., können diese Form nicht ersetzen. Das die Meetings Zeit und damit Geld kosten ist eine Tatsache. Damit diese nicht unnötig entstehen, ist es notwendig daraus einen echten Nutzen (/207/ S. 027-029: Handwerkszeug in IT−Entwicklungsprojekten) zu erzielen.
Dieser Nutzen schlägt sich in den Ergebnissen des Meetings wieder. Was versteht man hier unter einem Ergebnis eines Meetings? Ein Ergebnis ist ein Punkt des es festzuhalten Wert ist!

Um einen maximalen Nutzen zu erreichen, sollten folgende Punkte beachtet werden: Wenn Sie diese Punkte beachten, erhalten sie für ein notwendiges Minimum an Zeit, Geld und Nerven ein Maximum an echten Nutzen.

Review

rvw01a.png Abb. 1a: Vergleich der Entwicklung mit und ohne Review's
Zeigt den Verlauf einer Aufgabe
Ziel eines Review's (re view) ist es, ein Ergebnis hinsichtlich Korrektheit, durch einen anderen Fachmann prüfen zu lassen. Damit können Fehlentwicklungen erkannt und korrigiert werden.

Der Inhalt betrifft den Gegenstand aus fachlicher Sicht, wie zum Beispiel ob in einer Software alle Schnittstellen korrekt beschrieben worden und alle Anforderungen an die Testspezifikation nachvollziehbar sind.

Das Formale betrifft den Inhalt aus grammatikalischer Sicht, wie zum Beispiel ob die Regeln der Software-Strukturierung, des Konfigurationsmanagements eingehalten worden sind und die Dokumente wie Angebote, Briefe und Handbücher vorliegen.

Wie funktioniert ein Review?
(/207/ S. 039: Wie funktioniert ein …)
Entsprechende Fachleute werden gebeten, den Gegenstand des Review's auf Korrektheit zu prüfen. Die Mitschrift des Fachmanns enthält alle durch Ihm gefundenen Unkorrektheiten und ist das A und O. Jede weitere Mitschrift kann aber klärend und unterstützend wirken.

PS: Aus einem Review ergibt sich immer die Aufgabe der Korrektur. Was zu ändern ist, steht im Review des Fachmannes drin.

Falsch ist es:

Phasen eines Review's und die benötigten Zeiten, am Beispiel eines Themas, welches eine Internetseite mit einem Umfang von 2 Seiten betrifft.
  1. Vorbereitung: 00:20h
    Umfast die Syntax-, Rechtschreibkontrolle und den Ausdruck der Internetseite. Sowie die Vereinbarung des Termins und des Orts für das Treffen.
  2. Durchführung: 00:30h
    Treffen, Vorlage der zu begutachtenden Seite und Notierung der vorgeschlagenen Änderungen
  3. Einarbeitung: 00:30h
    Vorgeschlagenen Änderungen überdenken und eintragen oder nicht (Begründung);
  4. Kontrolle: 00:20h
    Überprüfung, ob die beim Review hervorgebrachte Änderungswünsche realisiert worden sind.
D.h. ein Review zum Thema eine Internetseite, mit einem Umfang von ca. 2 Seiten, bedarf einer Zeit von 01:40h. Dafür bekommt man die Sicherheit, das diese Seite
  • rechtschreibmässig,
  • syntaktisch und
  • fachlich
richtig ist.

Formular

Was sollte in der Mitschrift enthalten sein?
JJJJ-MM-TT, Wochentag/Verantwortlicher
Thema des Review's ist "…"

  1. Das Erste von maximal 26 (Buchstabe z) objektiv Gefundene, Gesehene, etc. Kann auch als Hinweis (Link) auf eine Stelle im Ausdruck realisiert werden. Dann ist diese Stelle zu kennzeichnen und der Ausdruck ist als Anlage bei zu legen.
    Namenskürzel: Vorschlag, Anmerkung, zum Beispiel die fachliche Meinung eines Dritten einholen.

Verträge

Verträge sind Vereinbarungen zwischen zwei oder mehr Personen bzw. Personengruppen, auf der Grundlage der gesetzlichen Regelungen. Bis zu man seinen eigenen Formulierungen zutraut dieses abzusichern, muss man selbst entscheiden. Empfohlen wird ab 600 € rechtlichen Beistand hinzu zu ziehen.

Typisches Beispiel: Auf dem Beifahrersitz wird mit dem Fahrer über ein, mit Passwort zugänglicher, Datentransfer aus der Homepage heraus gesprochen. Keine Homepageinhalte, nur diese Transfermöglichkeit.
Nehmen Sie ein Blatt Papier, schreiben Sie das auf was der Fahrer gesagt hat. Titulieren Sie es als "Angebot zur Analyse." Schätzen Sie es Zeit und kostenmäßig ab. Schlagen Sie 20% als Sicherheit drauf. Nennen Sie einen Endtermin und legen Sie es dem Fahrer zur Unterschrift vor. Unterschreibt er es, haben Sie mit ihm einen Vertrag, Unterschreibt er es nicht, können Sie froh sein noch nicht angefangen zu haben, den alles was sie gemacht hätten, wäre nicht bezahlt worden.

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