Elektronische Dokumentation am PC

Allgemeine Vorgehensweise

1. Erstellen einer Struktur oder eines Planes, Was man, Wann, Wie und Wo dokumentieren will.
2. Sammeln von Informationen durch
   • Notizen, z.B. mit Editor, Zettel, Schreibbrett, Block,... (je einfacher desto besser);
   • Bilder (Ein Bild sagt mehr als tausend Worte);
   • Töne vermitteln Stimmungen;
   • ...
3. Die Weiterverabeitung der gewonnen und gesichteten Informationen und deren Verbindung zu einer Einheit, d.h. in Wort, Bild und Ton, mittels des Vorgabe-Programmes zur Dokumentation.

Möglichkeiten der Vorgehensweise

Welche Möglichkeiten für Hilfsmittel gibt es für das Sammeln von Informationen?
Es gibt die Text-, Bild- und Ton-Formen der erhaltbaren Informationen. Zu kären ist, wie und wo kann man nun welche erlangen.

Nun noch ein paar Tips und Hinweise:
Genauso wenig wie der Schmetterling im Liebesakt auf den Fotografen wartet, genau so ausdauernd und schnell muß man auch am PC sein können. Kurz gesagt: Kenne deine Werkzeuge und halte sie bereit!

1. Bereitstellen der notwendigen Hilfsmittel für die Aufnahme der Daten.
2. 
   Abb. 1a: Dateinamen sollten ähnlich sein
   Speicherort und Namen festlegen.
   Dabei sollten Mal-, Sound- und Textdatei ähnliche Namensanfänge erhalten, damit man deren Zuzuordnung erkennt und sie im Windows Explorer untereinander stehen. Somit wird ein langes Suchen vermieden.
3. 
   Abb. 1b: Kurzbeschreibung im Textprogramm
   Eine Kurzbeschreibung im Textprogramm (z.B. Editor) wird für das Bild gemacht, damit man anschließend genau weiß, welches Bild zu welchem Thema gehört. Die Kurzbeschreibung sollte immer in ganzen Sätzen erfolgen und mit einer Speicherung abschließen.
   Diese vorab beschriebene Vorgehensweise, macht man mit allen benötigten Bildern bzw. aufgenommen Tönen.

Kurz danach ist das Material zu sichten und zu bewerten, bevor es nach Vorgaben des Auftraggebers, weiterverarbeitet wird.

PS: Bezieht man sich auf Elemente eines Bildes, sollten diese mit einen roten Punkte oder bei mehreren Elementen durchnummeriert werden. Als günstig hat sich dabei die Schriftfarbe Rot und die Schriftgröße 12 bei Arial, bzw. 14 bei allen anderen Schriftarten herausgestellt.

Achtung, die Beschriftung sollte vor dem Vergrößern und Verkleinern erfolgen, so das dass Verhältnis zur Bildschriftgröße erhalten bleibt.

Betriebssysteme und ihre Möglichkeiten

Ab Windows 2000 bis XP

1. WordPad unter Start/Programme/Zubehör aufrufen;
2. Menü/Datei/Speichern unter aufrufen. Die Datei unter C:/Temp mit dem Namen bestehend aus 2stellig Monat, 2stellig Tag, 3stelliges Namenskürzel und 1stellige laufende Nummer, dem Dateityp RTF und der Endung .WRI speichern.
   Vorteil:
   • Man wüste in welchen Monat,
   • an welchen Tag und
   • Wer die Dokumentation erstellt hat.
   • Und Neun pro Tag dürften genügen.
   • Die Endung WRI statt RTF sorgt dafür das WordPad diese Datei öffnet, während RTF von einer vorhandenen Textverarbeitung, wie z.Bsp. Word, geöffnet wird.
   • Desweitern kann im Verzeichnis C:/Temp jeder angemeldete Benutzer arbeiten!
   In den ersten Zeilen der Datei sollte der Author der Datei, ein Titel und das Datum mit Wochentag vermerkt werden. Die Daten sind hilfreich, wenn die Erinnerungen aufgefrischt werdern sollen.
3. Screen-Shot machen;
4. Fenster zur Dokumentation mittels <Alt>+<Tab> wechseln. Text mit oder ohne Format schreiben und Screen-Shot mittels Menü/Bearbeiten/Einfügen oder <Strg>+<v> einfügen. Den Text nicht vergessen mittels Menü/Datei/Speichern oder <Strg>+<s> zu sichern;
5. Fenster zur Anwendung mittels <Alt>+<Tab> wechseln und weiter wie bei 3.

Ab Windows 95 bis Me

• 
  Abb. 3a: Startmenü zum Zubehör/Editor (1.)
  Für Notizen kann man den Editor verwenden. Er ist unter Start/Programme/Zubehör zu finden.
• Seit Windows 95 wurde die Funktion der Taste <Druck> bzw. <PrtSrc>, vom Ausdruck des Bildschirminhaltes auf dem Drucker, welcher an LPT1 angeschlossen sein mußte, in die Zwischenablage (Kopierablage) verlegt. Dieser Vorgang nennt sich Screen-Shot und kann sogar bis auf die Eingabeaufforderung in einer DOS-Box ausdehnen werden.
  Von der Art und Weise der Screen-Shot-Erstellung gibt es zwei Varianten:
  1. Mit <PrtScr> wird der komplette Bilschirminhalt, so wie gesehen, in die Zwischenablage kopiert.
  2. Nur das aktive Fenster, wird mit <Alt>+<PrtScr>, in die Zwischenablage kopiert. Das ist Neu!
• 
  Abb. 3a: Startmenü zum Zubehör/Paint (2.)
  Jetzt benötigt man noch ein grafisches oder Malprogramm, Dazu bringt MS Windows das Programm Paint, ebenfalls unter Start/Programme/Zubehör mit.
  Nachdem man den Sceenshot erstellt hat wird
  1. 
     Abb. 3b: Paint Menü/Bearbeiten/Einfügen
     dieser in Paint aus der Zwischeablage mittels Menü/Bearbeiten/Einfügen einzufügt;
  2. 
     Abb. 3c: Paint Fenster: Bild auf Datenträger speichern
     und als Datei mittels Menü/Datei/Speichern unter gespeichert.
  3. 
     Abb. 3d: Paint Menüe/Datei/Speichern unter und Neu
     Nach dem Speichern ist es günstig im Paint-Programm eine neue Datei zu öffnen (Siehe 3.), damit nicht zu viel Hauptspeicherplatz durch das Programm belegt wird.
  4. Im Editor sollte man dem Bildnamen einen aussagekräftigen Satz zuordnen, um später dem Inhalt ein Motiv zuordnen zu können. Gespeichern sollte der Text nach jeder Änderung werden, mittels Hotkey <Strg>+<S> geht das am schnellsten.
     Ist man damit fertig, kann man zum nächsten Bild einfügen übergehen.
• Paint speichert die Bilder standardgemäß unter C:\Eigene Dateien. Die anderen Programme sollten ihre Dateien deshalb auch unter C:\Eigene Dateien gespeichern, damit die Dateien am gleichen Ort zu finden sind.

Unix, DOS und Co.

Die Textform gibt es schon seid Unix, DOS und Co. Es werden dazu die drei, aus der Unix-Welt stammenden, Pipline-Operatoren |, > und >> eingesetzt. Damit ist es möglich die Ausgaben von Programmen, welche auf diesen System laufen, umzulenken und zu speichern. Damit können diese später weiter bearbeitet werden.
Kommen wir zu Syntax:

• Mit dem Operator | wird die Ausgabe des Programmes nicht gleich auf dem Monitor, sondern vorab dem nachgeschalteten Programm zur Bearbeitung überlassen.
  Syntax: Programm1 [Parameter] | Programm2
Beispiel:
C:>dir *.* /s | sort
Hier werden alle Dateien *.*, incl. der in den Unterverzeichnis /s aufgelistet. Bevor diese auf dem Monitor angezeigt werden |, werden sie noch nach den Namen mittels des Befehls sort sortiert.
• Mit dem Operator > wird die Ausgabe, statt auf dem Bildschirm, auf/in das nachfolgende Grät/Datei gegeben. Die Datei wird dabei generell neu erstellt, d.h. falls so eine Datei an diesem Ort existiert, wird diese generell überschrieben und damit der Inhalt gelöscht.
  Syntax: Programm1 [Parameter] > Geraet
Beispiel:
C:>dir *.* /s > Otto.TXT
Damit kann man die Ausgabe-Information des dir-Befehls, direkt in die Datei Otto.TXT schreiben, welche zuvor gelöscht wurde. Aus dieser kann man sie dann später problemlos, mittels kopieren oder ausschneiden, entnehmen.
• Der Operator >> leitet die Ausgabe genau so wie > auf/in das nachfolgende Grät/Datei um. Im Gegensatz zu ihm wird aber die Datei nicht überschrieben, sonden die Ausgabe wird an die Datei angehängt. Damit können mehrere Ausgaben in dieser Datei gesammelt werden.
  Syntax: Programm1 [Parameter] >> Geraet
Beispiel:
C:>dir *.* /s >> Otto.TXT
Damit kann man die Ausgabe-Information des dir-Befehls, an die Datei Otto.TXT anfügen. Aus dieser kann man sie dann ebenfalls später problemlos, mittels kopieren oder ausschneiden, entnehmen.