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Richtlinien bei einer Inventur

Eine Inventur wird durchgeführt um fest zu stellen, was sich noch körperlich im Lager befindet und wie viel von jedem Teil. Dabei wird auch überprüft, ob der körperliche und buchmäßige Bestand übereinstimmt.
Hier wird aufgezeigt wie eine Inventur ablaufen kann.

Um einen reibungslosen Ablauf der Lagerinventur zu garantieren, sollte diese in 3 Schritten erfolgen. Dazu gehören:
  1. Die Vorbereitung.
  2. Die Durchführung mit dem 1., 2. und 3. Durchlauf incl. Sonderfall und dessen Behandlung.
  3. Die Nachbereitung.
Die Inventur des Inventars ...

Lager

ivtr01a.gif Abb. 1a: Lagerungsmöglichkeit
Eine Inventur des Lagers muss einmal im Jahr durchgeführt werden, immer ungefähr zur gleichen Zeit, um den Lagerbestand festzustellen. I.d.R. wird sie am Ende eines jeden Geschäftsjahres vorgenommen. Damit diese geordnet, schnell und zeitsparend durchgeführt werden kann, sind einige Dinge zu berücksichtigen.

Die Vorbereitung

  1. Jede noch nicht abgerechnete Materialentnahme und -auffüllung
    ivtr01b1.jpg Abb. 1b: Inventurwerkzeug
    ist abzurechnen oder aufzulisten, damit diese bei der Inventur als virtuell noch vorhanden mitgezählt werden kann.
  2. Alle virtuellen Firmenartikel, wie Leistungen, Fahrten o.ä., sie sind in der Regel mit der Artikelnummer HUS-????? gekennzeichnet und haben einen Bestand von Null. Oder haben Sie schon mal Kilometer im Lager gesehen? Wenn doch, dann hat die Buchhaltung dies zu korrigieren. In einer Artikelbewegung mit der Belegnummer 999999 und deren negierten Menge vom Artikelbestand, zu nullen.
  3. Ausdruck des Lagerbestandes als Liste des Artikelbestandes mit dem Filter: "Menge ungleich Null". Diese Liste (a) sollte links, zum späteren Einheften, und oben, zum günstigeren Umblättern bei der Inventur für den Heftstreifen, gelocht werden.
  4. Des weiteren werden diese Artikel auf ein Etikett (b) gedruckt. Darauf sollten folgende Informationen zu finden sein: Bezeichnung als Zweizeiler,
    Artikel-Nr., Menge, Einheit und ein nachfolgendes Minuszeichen in der dritten Zeile.
    Dieses Minuszeichen wird für das mögliche Anstreichen von entnommenen Mengen benötigt.

P.S.: Die Lagerlisten (a) mit angebrachtem Kuli und die Etiketten (b) sollten am Vortag vorbereitet werden, damit am nächsten Tag gleich begonnen werden kann.

Durchführung

Der 1. Durchlauf

  1. Auslagerung
    ivtr01c.gif Abb. 1c: Regalfeld
    aller leicht beweglichen Artikel (Separat stehende Behälter aus Plaste) um Raum und Platz zu schaffen.
  2. Reinigung von Boden und Regalen (Entweder vor dem Einräumen, oder während der Inventur durch Ärmel und andere Kleidungsstücke);
  3. Inventur der Regale im Lager:
    Beginnend mit dem ersten Regalfeld sind die Waren mit der Lagerliste in Bezug auf Artikel und dessen Menge zu vergleichen. Eventuelle Korrekturen (Abb. 1d) sind in der Lagerliste handschriftlich zu vermerken. Vorschlag:
    • Einer der Mitarbeiter räumt immer ein Regalfeld leer und liest dann die einzelnen Artikelnummern laut vor, um danach die Menge zu überprüfen.
    • Beispiel: ivtr01d.jpg Abb. 1d: Ausschnitt einer Lagerliste mit vermerkter Korrekturmenge
      In der Zwischenzeit sucht der zweite Mitarbeiter auf den Lagerlisten die entsprechende Artikelnummer heraus.
      Wie wird dieser Artikel dann behandelt?
      Ist der Artikel vorhanden, hakt er die Artikelnummer ab. Wenn die angegebene Menge auf der Lagerliste nicht mit der vorhandenen Menge im Lager übereinstimmt, muss die Korrekturmenge (±…)hinter dem Artikel in Klammern vermerkt werden.
      Soll der Artikel ausgesondert werden, hat sich dafür als Kennzeichen eine Null in Klammern (0) als brauchbar erwiesen. Damit wird deutliche, der Artikel soll genullt werden.
    • Der Dritte sucht das Etikett mit der passenden Artikelnummer und -bezeichnung heraus, um es dann auf dem Artikel zu befestigen.
      Wichtig: Wenn auf der Lagerliste ein Vermerk gemacht wurde, wegen nicht übereinstimmender Menge muss dies selbstverständlich auch auf dem Etikett vermerkt werden!
    Um Eintönigkeit und der oft damit verbundenen nachlassenden Aufmerksamkeit vorzubeugen, würde ich ein "Rotationssystem" anwenden. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter auch einmal die Aufgaben tauschen sollten. Denn durch eine neue Aufgabe wird immer wieder neue Konzentration gefordert.
  4. Inventur des Inhaltes der Lagerbehälter:
    Hier wird analog wie bei den Regalen verfahren. Ist ein Behälter fertig mit der Inventur wird er wieder im Lager aufgestellt.

Bemerkung:
Alle in der Lagerliste nicht gefundenen Artikel, werden ohne wenn und aber ausgesondert. Damit werden sie automatisch dem 2. Durchlauf übergeben. Denn jede andere Methode würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen und einen Stillstand aller Beteiligten verursachen. Es muss auch darauf geachtet werden, dass alle in einem Regalfeld vorhandenen Waren identifiziert und verglichen wurden. Erst dann kann zum nächsten Regalfeld gegangen werden.

Hinweis:
  • Das Etikett wird nicht direkt auf die Originalverpackung, sondern auf die Sammelverpackung oder eine Artikelkarte (Visitenkarte, Karteikarte, o.ä.) geklebt.
  • Darauf kann die entnommene oder hinzugekommene Menge mittels Strichliste vermerkt werden.
  • Diese verbleibt beim Artikel!

Vorteil: Artikel-Informationen (Nr., Preis...) bleiben bis zum letzten Stück dieses Artikels und damit braucht man das Etikett nicht mühsam entfernen beim Verkauf.


Der 2. Durchlauf

beschäftigt sich mit dem im 1. Durchlauf ausgesonderten Artikeln. Dazu wird wie folgt vorgegangen:
  1. Ein zweiter Fachmann überprüft noch einmal das Vorhandensein des ausgesonderten Artikels.
  2. Gefundene Artikel werden wieder ins Lager einsortiert. Ihre Mengenangabe wird wie im 1. Durchlauf auf Liste und Etikett behandelt. Sollten dennoch einige Artikel nicht gefunden werden, bleiben sie ausgesondert.

Der 3. Durchlauf

beschäftigt sich mit den übrig gebliebenen Etiketten und dazugehörigen Artikeln.
Diese Artikel sind auch in der Liste noch nicht abgehakt. Aber die übrig gebliebenen Etiketten sind schneller zu finden. Dabei wird wie folgt vorgegangen:
  1. Es werden die Positionen der Ware aufgesucht, wo die Etiketten noch übrig sind. Denn diese wurden im Lager noch nicht gefunden.
  2. Werden die Waren zu dem Etikett gefunden, werden diese wie im 1. Durchlauf behandelt.
  3. Sind sie nicht unter den ausgesonderten Waren zu finden, wird dieser Artikel in der Liste mit einem Bestand von Null versehen. Dieser Vorgang wird auch als das Nullen des Artikelbestandes bezeichnet. Das Etikett der nicht gefundenen Artikel wird dann bei der entsprechenden Liste hinten aufgeklebt.

Sonderfall

Bei Waren die während der Inventur gekauft/verkauft werden!
  1. Die alte Menge wird kaufmännisch durchgestrichen und durch die jetzt tatsächliche Menge ersetzt.
  2. Dann wird noch in Klammern die Person/Firma und die Menge die gekauft/verkauft wurde, vermerkt. Danach wird die Menge die gekauft/verkauft wird,
    mit einem "+" für Zugang bzw. "-" für Abgang geschrieben. Zwischen Person und Menge erfolgt ein Doppelpunkt,
    Bsp.:(Sandy Schibilla/Sonnenschein AG: - 3 Stehordner, blau)

Nachbereitung

Hierbei geht es um den Abgleich zwischen dem körperlichen Bestand im Lager und dem buchmäßigen im Lagerprogramm.
ivtr01f.jpg Abb. 1f: Lagerprogramm
ivtr01e0.jpg Abb. 1e: Inventurliste
  • Alle positiven und negativen Fehlbestände (Abb. 1e) werden in einem Verkauf an die Firma (Abb. 1f) mit der Bezeichnung Lagerkorrektur aus der Inventur erfasst und zu Lasten der Firma gegenüber dem Lagerkonto gebucht.
  • Dazu wird die Verkaufs-Nr.(a) auf dem Deckblatt der jeweiligen Inventurliste vermerkt.
  • Ebenso die Positions-Nr.(b), mit einem vorangestellten Punkt, bei der Korrektur des jeweiligen Artikels.

Vorschlag: Damit auch diese Arbeit richtig und schnell fertiggestellt wird, sollte sie von zwei Mitarbeitern gemeinsam durchgeführt werden. Der 1. Mitarbeiter nimmt die Liste. Wenn eine Korrektur der Menge vorgenommen wurde, gibt er dem 2. Mitarbeiter zuerst die Artikel-Nr. und dann die Verkaufsmenge. Danach sagt er dem 1. Mitarbeiter die fertige Verkaufsposition und dieser trägt sie als .xx ein.

Hinweis:
Die Inventurliste des Lagers, welche von den Beteiligten an der Inventur gegen zu zeichnen ist,
ist integraler Bestandteil dieses Beleges.