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Importieren von Adressen in Outlook

Um aufwändiges Eintragen von Adressen zu vermeiden, kann man Adressen von Datenbanken Importieren. Der Vorteil ist das man alle Adressen die noch nicht in den Outlook Kontakten sind, einfach Importieren kann. Sie einzeln noch mal zu schreiben wäre ein enormer Aufwand, doch so kann das verhindert werden.

Daten importieren Daten bereitstellen

Daten bereitstellen

Aus datenschutzrechtlichen Gründen wurden einige Daten mit einer Grafik-Funktion "Explosion" unleserlich gemacht.
adrip1a.png Abb. 1a: Das Programm HUS-DATA exportiert die Daten
Bevor etwas importiert werden kann, muss logischer Weise etwas exportiert werden.
Wir öffnen also das Programm Hus-Data/Adressen, wovon wie die Daten beziehen möchten. Es arbeitet mit einem DBase-Datenbank-Format. Nun erfolgt das Was und Wie, speziell hier.
Nun müssen die Adressen gefunden werden, die nach der letzten Importierung eingetragen wurden. Diese sind es, die nach Outlook exportiert werden sollen.
Dazu wurde bei den Adressen eine Adresse mit dem Namen "Export vom Jahr-Monat-Tag" erstellt. Nach dieser suchen wir und lesen das Datum ab. Damit das beim nächsten Mal wieder so klappt, sollte man nach dem Export den Namen "Export vom ..." mit dem aktuellen Datum versehen und dieses auch für die Historie im Memo-Feld eintragen.

Dies wäre die Adresse mit der Nummer 44000. Dann Menü/Datei/Export aufrufen. Dort gibt man das Datum des letzten Stichtages ein.
HuS-Data sucht nun alle Adressen raus, die über den des letzten Stichtages liegen. Die Daten werden in F:/HuSvEDVF/Databank/EXPORT/Outlook.dbf abgelegt. Wenn die exportierte Liste fertig ist, schließt man diese und öffnet Outlook.

Daten importieren

Nun geht man in den persönlichen Ordner. Hier gibt es einen Unterordner für Kontakte. In diesen haben wir ein Unterverzeichnis Import für den selbigen angelegt. Dieses Unterverzeichnis Import aktivieren wir durch das Anklicken mit der linken Maustaste.
Der Import selbst erfolgt in 9 Schritten:
  1. Wir rufen nun das Menü/Datei/Importieren/Exportieren auf.
    adrip2a.png Abb. 2a: Fenster "Import/Export-Assistent"
    Daraufhin wird das Fenster laut Abb. 2a erscheinen. Hier wählen wie "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien" und klicken auf den Knopf Weiter.
  2. Nun wählen wir DBase aus,
    adrip2b.png Abb. 2b: Fenster "Datei importieren" Schritt 1/4
    Das ist das Format, welche beim Export zum Speichern der Daten benutzt worden ist, und klickt auf Weiter.
  3. In welcher Datei, sind die zuvor exportieren Daten?
    adrip2c.png Abb. 2b: Fenster "Datei importieren" Schritt 2/4
    Dazu klicken wir auf den Knopf Durchsuchen und suchen im Pfad F:/HuSvEDVF/Databank/EXPORT nach der Datei Outlook.dbf und wählen diese aus.
    Des weiteren ist zu klären wie wird mit Duplikaten umgegangen werden soll! Wir lassen Duplikate zu, den im Import-Verzeichnis sind i.d.R. keine Adressen vorhanden und damit dürften auch keine Duplikate entstehen. Wir klicken wieder auf Weiter.
  4. Wohin sollen die Daten abgelegt werden?
    adrip2d.png Abb. 2d: Fenster "Datei importieren" Schritt 3/4
    Wir haben dazu vorab bereit das Verzeichnis Import unter den Kontakten erstellt und bei Bedarf geleert. Somit haben wird dann als Ergebnis in diesem Verzeichnis alle importierten Kontakte darin.
  5. Im 4 Schritt des Fensters "Datei importieren"
    adrip2e.png Abb. 2e: Fenster "Datei importieren" Schritt 4/4
    werden alle bisherigen Einstellungen der durchzuführenden Aktion dargestellt. Als Letztes erfolgt noch etwas sehr wichtiges. Wo sollen die importierten Daten in Outlook zu sehen sein. Das erfolgt über die Feldzuordnungen, welche über den Knopf Felder zuordnen erreicht werden kann.
  6. Was von extern abgeboten wird soll intern wohin?
    adrip2f.png Abb. 2f: Felder zuordnen
    Hier ein Beispiel wie es bei uns geregelt wird.
    Zuordnung der Spalten aus der Outlook.dbf -> zu den Kommunikationsfeldern
    FIRMA -> Firma
    STRASZE -> Straße geschäftlich
    PLZ -> Postleitzahl geschäftl.
    ORT -> Ort geschäftlich
    KATEGORIE -> Kategorien
    NAME -> Nachname
    VORNAME -> Vorname
    TEL1 -> Telefon geschäftlich
    TEL2 -> Telefon geschäftl. 2
    FAX1 -> Fax geschäftlich
    FAX2 -> Weiteres Fax
    FUNK1 -> Mobiletelefon
    FUNK2 -> Mobiletelefon 2
    EMAIL1 -> EMail1
    EMAIL2 -> EMail2
    EMAIL3 -> EMail3
    INET1 -> Webseite
    INET2
    Wenn dies Eingestellt ist, auf den Knopf Ok und dann auf Fertigstellen klicken.
  7. Jetzt bekommen die importierten Daten den Feinschliff in Aussehen und Anordnung unter Outlook.
    adrip2g.png Abb. 2g:
    Dazu müssen alle importierten Kontakte markiert, geöffnet und im Feld "Speicher unter" Firma (Nachname, Vorname) angewählt/ausgewählt werden. Der Kontakt wird danach gespeichert und geschlossen.
  8. Für das weitere Vorgehen sollte man die importierten Kontakte so ordnen, wie diese auch in dem Ordner, wo alle Kontakte abgelegt sind, sortiert sind. Bei uns ist das nach Firma.
    adrip2h.png Abb. 2h:

  9. Nun kann man die Firma (blau markiertes) klicken und
    adrip2i.png Abb. 2i:
    sie zu Kontakte ziehen. Es kann passieren, das gewisse Kontakte schon vorhanden sind. Dann wird dann eine Liste von möglichen ersetzbaren Kontakten eingeblendet. Da wir Wissen von welcher Firma wir die Kontakte herüber gezogen haben, können wir von den aufgelisteten Kontakten den richtigen auswählen, und mit "Ja" das Ersetzen bestätigen. Weiß man es nicht, kann man zur Sicherheit den Punkt "Als neuen Kontakt eintragen" wählen.
Wenn das erledigt ist, müssten nun alle Adressen in Outlook Kontakte sein. Herzlichen Glückwunsch!