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Outlook 2000

Wie kann man die Installation und die Einrichtung von Outlook 2000 auf einem Windows PC durchführen?
Das wird hier geklärt unter der Vorgabe:

  • Die Einrichtung erfolgt lokal auf dem PC,
  • Die Ablage der Datendatei erfolgt in eimem Datenverzeichnis. Dieses Datenverzeichnis ist in die Datensicherung mit Einzubeziehen.
Das sind die Punkte für die Vorbereitung des ersten Aufrufs von Outlook. Dazu gehört: Erst jetzt wird Outlook gestartet! Nach dem 1. Start von Outlook erfolgt die Anpassung des Programmes in Aussehen und Funktion. Dazu gehört:

Vorbereitung

Das ist die Vorbereitung des Profil von Outlook. Dies wird realisiert in Mail, welches über Start/Einstellungen/Systemsteuerung zu finden ist.

E-Mail-Konto

Bevor man Outlook das erste Mal startet, muss der Maildienst in der Systemsteuerung konfiguriert werden. Dazu rufen Sie bitte Start/Einstellungen/Systemsteuerung auf und klicken Sie doppelt auf das Symbol von Mail. Das E-Mail-Konto kann in 8 Schritten einrichten werden. Diese wären:
  1. Klicken Sie auf
    ikua01a.gif Abb. 1a: Fenster "Mail"
    den Knopf Hinzufügen
    dann öffnet sich das Fenster laut Abb. 1b: "Microsoft Outlook Setup-Assistent".
  2. (1.) Setzen Sie ein Häckchen bei Internet-E-Mail
    ikua01b.gif Abb. 1b: Fenster "Microsoft Outlook Setup-Assistent" mit Dienstwahl
    und
    (2.) wählen Sie Informationsdienste manuell konfigurieren.
    Anschließend auf den Knopf Weiter klicken.
  3. Hier gibt man einen Profilnamen ein.
    ikua01c.gif Abb. 1c: Fenster "Microsoft Outlook Setup-Assistent" mit Wahl des Profilnamens


    Zum Beispiel kann man eine Kombination aus Vorname und Nachname eingeben, wie:
    MMoebes (Siehe 1.). Anschließend auf Weiter klicken.
  4. Im Fenster "Dienst zum Profil hinzufügen"
    ikua01d.gif Abb. 1d: Fenster "Dienst zum Profil hinzufügen"

    werden alle Dienste angezeigt, die man zum Profil hinzufügen kann. Hier markieren wir den Dienst "Internet E-Mail" und klickt auf OK.
    Damit wird der Dienst zum Profil hinzugefügt.
  5. Folgende Einstellungen müssen in den Eigenschaften des E-Mailkontos
    ikua01e.gif Abb. 1e: Fenster "KHeinema Eigenschaften"
    gemacht werden:
    (1) Der Name des E-Mailkontos, hier MMo#HuSvEDVF.de.
    (2.) Nun den Firmennamen mit Nachname und Vorname des Mitarbeiters, in dieser Reihenfolge eingeben.
    (3.) Unsere Organisation heißt "Halle".
    (4.) Als letztes tragen Sie die E-Mailadresse des Mitarbeiters ein.
    Anschließend die nächste Registerkarte Server auswählen.
  6. Hier
    ikua01f.png Abb. 1f: Fenster "MMo#HuSvEDVF.de Eigenschaften"

    füllen Sie folgende Felder wie im Bild angezeigt aus:
    (1.) IP-Adresse für den Posteingang,
    (2.) IP-Adresse für den Postausgang,
    (3.) Benutzername
    (4.) und ein Kennwort.
    (5.) Nun noch ein Häkchen bei Kennwort speichern setzen. Anschließend in die Registerkarte Verbindungwechseln.
  7. Bei der Registerkarte
    ikua01g.gif Abb. 1g: Fenster "MMo#HuSvEDVF.de Eigenschaften"
    Verbindung wird geklärt, welche Verbindung zum Senden und Empfangen vom E-Mails verwendet werden soll.
    Wir wollen die Internet-Verbindung manuell herstellen (Siehe 1.).
    Anschließend in die Registerkarte Erweitertwechseln.
  8. Die erweiterten Einstellungen können wir so lassen.
    ikua01h.gif Abb. 1h: Fenster "KHeinema Eigenschaften"
    Anschließend auf Übernehmen undOK klicken.

Der Internet-E-Mail-Dienst ist fertig und wird zu dem Profil hinzugefügt.

Persönlichen Ordner

Die Einrichtung erfolgt in 3 Schritten:
  1. Gehen Sie über die Eigenschaften des Profiles, auf Dienste.
    ikua02a.gif Abb. 2a: Fenster "Dienst zum Profil hinzufügen"

    Dort klicken Sie bitte auf Hinzufügen und wählen den "Persönlichen Ordner" in der Dienstauswahl aus und klickt auf OK.
  2. Nun stellt man ein,
    ikua02b.gif Abb. 2b: Auswahl von Verzeichnis und Dateiname der Outlook-Datei.


    wo Outlook die Persönlichen Daten ablegen soll. Passen Sie den Pfad entsprechend Bild 2b an und tragen Sie als Dateinamen Ihr Namenskürzel ein.
    Die Dateiendung lautet .pst.
    Anschließend auf Öffnen klicken. Die Sicherheitsfrage, ob der Ordner erstellt werden soll können Sie bejahen.
  3. (1.) Im Fenster "Persönliche Ordner erstellen"
    ikua02c.gif Abb. 2c: Fenster "Persönliche Ordner erstellen"

    muss der Name des Persönlichen Ordners eingetragen
    (2.) und"Komprimierbare Verschlüsselung" ausgewählt werden.
    Sie können aber auch ein Kennwort eingeben, um das Konto zu schützen. Anschließend auf OKklicken und der Persönliche Ordner "mmoebes.pst" wird fertig gestellt.

Adressbuch

Auswahl des vorrangig genutzeten Adressbuches.
Dazu sind 2 Schritte notwendig.

  1. Gehen Sie über die Eigenschaften des Profiles, auf Dienste.
    ikua03a.gif Abb. 3a: Fenster "Dienst zum Profil hinzufügen"


    Im Auswahlmenü Outlook-Adressbuch markieren undOK klicken. Jetzt werden alle bisher verfügbaren Outlook-Adressbücher angezeigt.
  2. Stellen Sie ein, dass die Einträge nach
    ikua03b.png Abb. 3b: Fenster "Microsoft Outlook-Adressbuch"

    Nachname/Vorname, wie in Deutschland üblich geordnet werden (1.).
    Und klicken Sie den Knopf Schliessen.

Übermittlung und Adressierung

Mit welchen eMail-Konto sollen die eMails versendet werden, wenn dbzgl. keine andere Auswahl erfolgt ist?
Und aus welchen Adressbuch soll Ihnen die Adresse des Empfängers angeboten werden.
Das kann man hier in 3 Schritten einstellen.

  1. Stellen Sie sicher,
    ikua04a.gif Abb. 4a: Fenster "Eigenschaften von MMoebes"

    dass neue E-Mails an den Persönlichen Ordner ihrer Wahl übermittelt werden. Dort sind Diese dann im Posteingang zu finden.
    Danach klicken Sie auf die Registerkarte Adressierung.
  2. Hier stellen Sie sicher,
    ikua04b.png Abb. 4b: Fenster "Eigenschaften von MMoebes"

    dass die Kontakte in Ihrem Persönlichen Verzeichnis zuerst angezeigt werden.
    Danach klicken Sie auf Ok.
  3. Die Dienste sind fertig eingerichtet
    ikua04c.gif Abb. 4c: Fenster "Microsoft Outlook Setup-Assistent"


    und werden in der Abb.4c nocmal zusammengefasst. Klicken Sie auf Fertig stellen .

Anpassung

Wenn man gewerbliche E-Mails verschickt, ist man gesetzlich verpflichtet,
eine Signatur mit den wichtigsten Geschäftsdaten an jede E-Mail anzuhängen.
Weiterhin können Sie ihre E-Mails durch Briefpapier gestalten und vielleicht Automatisch mit einer Tagesmeldung zum Bürostart versenden.

Hier erfolgt der Erster Start von Outlook und die Anpassung des Programmes auf die Vorgaben der Firma.

Der 1. Start

Dieser erfolgt in 3 Schritten:

  1. Nach dem Start von Outlook sehen Sie diesen Outlook 2000-Start-Assistenten.
    ikua05a.gif Abb. 5a: Fenster "Outlook 2000 Start"


    Klicken Sie bitte auf den Knopf Weiter .
  2. Wählen Sie den Punkt "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". (1.)
    ikua05b.gif Abb. 5b: Fenster "Outlook 2000 Start"


    Wenn Sie, wie wir den vollen Umfang der Software nutzen wollen. Danach klicken Sie auf den Knopf
    Weiter.
  3. Klicken Sie bei der Frage,
    ikua05c.gif Abb. 5c: Fenster "Microsoft Outlook-Standardanwendung"


    ob Outlook als Standardmanager eingerichtet werden soll auf den Knopf
    Ja .

ikua06a.gif Abb. 6a: Fenster "Anpassen"

Dieses Fenster rufen Sie im über Menü/Extras/Anpassen auf. (1.) Entfernen Sie das Häkchen, um zukünftig alle Menüs vollständig angezeigt zu bekommen.
Es ist ein wichtiger Punkt, um alles in Outlook sehen zu können. Denn Sie bekommen sonst nur das angezeigt, was Sie schonmal verwendet haben. Klicken Sie bitte danach auf den Knopf Schließen .

Adressbuch

  1. ikua07a.png Abb. 7a: Kontextmenü von Kontakte


    Rufen Sie bitte das Kontextmenü des Outlook-Ordners Kontakte auf und gehen Sie dort auf Eigenschaften .
  2. ikua07b.gif Abb. 7b: Fenster Kontakte und deren Eigenschaften


    (1.) Auf der Karteikarte Outlook-Adressbuch setzen Sie das Häkchen bei "Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen".
    Klicken Sie nun bitte auf den Knopf OK.
  3. Im Menü/Extras/Optionen, auf der Karteikarte Einstellungen
    ikua07c.png Abb. 7b: Fenster Kontakte - Sortierung und deren Ablage

    kann man durch Drücken des Knopfes Kontaktoptionen die Art und Weise der Ablage von neuen Kontakten und den Standard für die Ablage von Kontakten festlegen. Während in der USA vieles am Vornamen festgemacht wird, ist das in Deutschland eher der Nachname.

Archivierung einrichten

eMails sollten auch wie Unterlagen bis zu 10 Jahre aufgehoben werden. Damit diese nicht den Posteingang überfüllen, können diese in eine externe Datei verschoben werden. Die 1 Wahl dafür ist die Outlook-Datendatei für das Archiv.

  1. Öffnen Sie das Menü/Extras/Optionen
    ikua08a.gif Abb. 8a: Fenster "Optionen"

    und wählen Sie die Karteikarte Weitere.
    (1.) Das Häckchen am Menüpunkt: "Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren" muss aktiviert werden. Anschließend auf AutoArchivierung klicken .
  2. Bei der AutoArchivierung müssen alle Häkchen
    ikua08b.gif Abb. 8b: Fenster "AutoArchivierung"


    aktiviert werden. Die Standardarchivdatei sollte unter diesem Namen gespeichert werden: archiv.pst (1.). Anschließend auf den Knopf OK klicken.

Profil wählen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte
    ikua09a.gif Abb. 9a: Fenster "Optionen"


    E-Mail-Dienste.
    (1.) Die Option: "Zu verwendendes Profil bestätigen" muss aktiviert werden. Anschließend auf die Knöpfe Übernehmen , und OK klicken.

Regeln festlegen

  1. In Outlook kann man seine eingehenden E-Mails direkt
    ikua10a.png Abb. 10a: Fenster "Mocrosoft Outlook: Kontextmenü von Extras"


    nach Erhalt prüfen lassen, und gegebenenfalls nach Spam, Junk, Technische E-Mails, usw. sortieren lassen. Das bewerkstelligt man mit sogenannten "Regeln". Um Regeln festzulegen öffnen Sie das Menü Extras/Regel-Assistent um den Assisten zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Fenster
    ikua10b.png Abb. 10b: Fenster "Regel-Assistent"


    Regel-Assistent auf Optionen (1.)
  3. Klicken Sie im Fenster
    ikua10c.png Abb. 10c: Fenster Optionen


    Optionen auf Regel importieren (2.)
  4. Außer in wenigen Ausnahmen (zum Beispiel bei einer kompletten
    ikua10d.png Abb. 10d: Explorer


    Erstinstallation eines Firmennetzwerkes) hat ein Mitarbeiter bereits fertig definierte Regeln in seinem Teamverzeichnis. Um stupide Wiederholungsarbeit zu vermeiden kann man diese als Vorlage verwenden. In unserem Beispiel mopsen wir uns die Regeln von SBa.
    (3.) Dazu gehen wir in sein Verzeichnis Team/SBa und klicken die .rwz-Datei an.
    (4.) Dann klicken wir auf Öffnen.
  5. Als erstes richten Sie Regel 04PE_Aufg ein.
    ikua10e.png Abb. 10e: Fenster "Regel-Assistent"


    Markieren Sie die Regel im Fenster Regel-Assistent und klicken Sie auf die Liste der Absender, für die die Regel angewendet werden soll (1.).

  6. Markieren Sie die Regel 05PE_2007,
    ikua10f.png Abb. 10f: Fenster "Regel-Assistent"

    klicken Sie auf den Ordner (1.) Regel-Adressen.
    ,Wählen Sie alle firmeninternen Adressen außer Ihre eigene aus und bestätigen mit dem Knopf OK (3.).
  7. Im folgenden Fenster
    ikua10g.png Abb. 10g: Fenster "Regel-Assistent"


    Wählen Sie im folgenden Auswahl-Menü Ihr Teamverzeichnis in Public Outlook.
    Dann bestätigen Sie zweimal mit den Knöpfen OK.