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Edit v2.006 from 2007-01-29 to 2009-06-10 by HSc+JSc

Jahresumstellung von Outlook

Was bringt uns die Jahresumstellung?

  • Genügung des Gesetzes GDPdU von 2002, welches eine revisionssichere Archivierung steuerrelevanter eMail's über einen Zeitraum von 10 Jahren fordert.
  • Die Datei ihres persönlichen Ordners wird um einiges kleiner. Und durch den kleineren persönlichen Ordner wird auch das Programm schneller arbeiten.

Durchführen sollte man diese am Anfang vom II. Quartal, da man im I. Quartal immer noch häufig auf die Daten des VI. Quartals vom Vorjahr zurück greifen muss.

Jahresumstellung durchführen:

Jahresumstellung durchführen

Die Umstellung umfast 6 Schritte:
  1. Outlook mit dem eigenen Profil starten,
    jus01a.png Abb. 1a: Outlook starten
    über Start/Programme/... .

  2. Im Stammbaum "Outlook heute" auswählen,
    jus02a.png Abb. 2a: Outlook Heute auswählen
    das ist ja der Ordner, welcher das ganze vergangenen Jahr für den Postaus- und -eingang benutzt worden ist.

  3. Wir rufen den Menüpunkt Archivieren über Menü/Datei/Archivieren auf.
    jus03a.png Abb. 3a: Menü/Datei/Archivieren ... aufrufen

    Dann erscheint das Fenster "Archivieren".
    Hier sieht man die Voreinstellungen.
    jus03b.jpg Abb. 3b: Fenster Archivieren: Konfiguration überprüfen
    Z. Bsp. in Menü/Extra/Optionen hatt man schon den Ort des Archives angegeben. Auf alle Fälle bezieht sich die Wartung nur auf den Outlook-Ordner "Heute". Archiviert wird alles was älter ist als der 31.12. des Vorjahres 01.01. datiert von diesem Jahr ist. Das Ziel ist die "archiv.pst", welche sich im selben Verzeichnis wie die Outlook-Datei befindet.
    Der Start der Archivierung erfolgt durch Anklicken des Knopfes
    jus03c.jpg Abb. 3c: Status der Archivierung in der Fußzeile
    Ok. Am unteren rechten Bildrand, erscheint dann der Status der laufenden Archivierung.

  4. Umbenennen des Archivs.
    jus04a.jpg Abb. 4a: Kontextmenü vom "Persönlichen Ordner" aufrufen
    Dazu den Ordner "Ordner archivieren" mit der rechten Maustaste anklicken.
    Um im erscheinenden Kontextmenü den Punkt Eigenschaften auszuwählen.
    jus04b.jpg Abb. 4b: Fenster Ordner archivieren: Eigenschaften
    Hier den Knopf Erweitert anklicken. Durch das Anklicken des Knopfes Erweitert, haben wir die Möglichkeit den Ordner umzubenennen.
    Die Ordnerbezeichnung sollte von
    jus04c.jpg Abb. 4c: "Ordner archivieren" umbenennen
    "Ordner archivieren" in "Archiv dreistelliges Namenskürzel_Jahr" zum Beispiel "Archiv JSc_2006" umbenannt werden und muss mit zweimal durch Ok bestätigt werden.

  5. Damit die Datei Archiv.pst nur die Daten des letzten Jahres enthält und nicht weiter mittels Archivierung aufgefüllt wird, ist es notwendig das jetzige Archiv umzubenennen.
    Ordner Archiv mit der rechten Maustaste anklicken und
    jus05a.jpg Abb. 5a: Archiv schließen
    im Kontextmenü schließen auswählen.
    Nach den Schließen von Outlook
    jus05b.jpg Abb. 5b: Datei "Archiv.pst" umbenennen
    die Datei "Archiv.PST" mit dem Windows Explorer umbenennen in "dreistelliges Namenskürzel_Jahr.pst" zum Beispiel: "JSc_2006.pst".
    Erscheint hier die Fehlermeldung: "Datei kann nicht ...",
    jus05c.png Abb. 5c: Fehler - Datei kann nicht umbenannt werden
    hat Outlook die Datei immer noch im Zugriff.
    Hier hilft ein Neustart des Systems und bevor Outlook wieder benutzt wird, kann die Datei umbenannt werden.
    Bei der nächsten Archivierung wird, da keine Datei mit dem Namen Archiv.PST vorhanden ist, eine neue Datei Archiv.PST erstellt. In dieser werden dann die abgelaufenen Elemente von diesem Jahr gesichert.

  6. Freie Stellen werden in der Outlook nicht unbedingt wieder gestopft, deshalb kann diese Datei aussehen wie ein Schweizer Käse.
    jus06ac.jpg Abb. 6a: Outlook erneut starten, um persönlichen Ordner zu komprimieren, dazu Eigenschaften auswählen.

    Hier setzt die Komprimierung der Outlook Datei an und füllt die offenen Bereiche. Outlook mit dem eigenen Profil erneut starten. Um den eigenen persönlichen Ordner zu komprimieren, und die Leerfelder zu entfernen, und den Ordner kleiner zu machen, geht man wie folgt vor. In Outlook den Ordner "Outlook Heute - [Persönlichen Ordner]" mit der rechten Maustaste anklicken, damit erscheint das Kontextmenü, und hier in der Liste "Eigenschaften für ..." auswählen.
    In dem Fenster "Persönlicher Ordner von JSc: Eigenschaften" den Knopf "Erweitert" anklicken.
    jus06b.jpg Abb. 6b: Fenster "Persönlicher Ordner von JSc: Eigenschaften"

    Dann Knopf "Jetzt komprimieren" anklicken.
    jus06c.jpg Abb. 6c: Fenster "Persönlicher Ordner"
    Damit werden die als leer gekennzeichneten Stellen in Outlook tatsächlich auch gelöscht.
    Wenn diese Meldung verschwunden ist,
    jus06d.jpg Abb. 6d: Meldungsfenster - Jetzt komprimieren
    ist die Komprimierung abgeschlossen. Durch zweimaliges Drücken des Knopfes Ok dürfte die Datei kleiner geworden sein. Überprüfen kann man dies im Windows-Explorer.

Wir sind fertig!