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eMail-Signatur in Outlook

Hier erklären wir Ihnen, wie Sie eine Signatur für Outlook 2000 erstellen können, was hineingehört und wie sie eingebunden wird.

Die Pflichtangaben und eine Signatur in Outlook einrichten.

Pflichtangaben

Eine E-Mail-Signatur, auch Footer genannt, dient im geschäftlichen E-Mail-Verkehr als Unterschrift-Ersatz. Je nach Unternehmen sind die Pflichtangaben unterschiedlich, folgende Punkte sollten jedoch enthalten sein:

  • Name und Vorname des Absenders
  • Name und Anschrift des Unternehmens, in dem der Absender tätig ist
  • Rechtsform des Unternehmens (z.B GmbH oder AG)
  • Vollständiger Name des Geschäftsführers bzw. der Mitglieder des Aufsichtsrates.
  • Kontaktdaten des Absenders. Dies sollte möglichst ausführlich sein, damit der Empfänger es leicht hat, den Absender zu kontaktieren. Empfehlenswert sind Telefon- und Faxnummer, sowie die E-Mailadresse

All diese Angaben einfach auf eine verlinkte Seite zu packen und den Link als Signatur zu verwenden ist nicht zulässig.

Eine Signatur wird in der Regel erst als HTML-Datei erstellt und dann in Outlook integriert. Es folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Signatur in Outlook

Signatur-Text erstellen

sg01a.jpg Abb. 1a: Ansicht eines Signatur-Textes

Als erstes sollten Sie Ihren gewünschte Signatur-Text erstellen und im HTML-Format speichern. Eine Anleitung zum Erstellen von HTML-Dateien finden Sie auf http://de.selfhtml.org/ .

Das könnte dann so aussehen wie in Abb. 1a.
Diese Datei speichern Sie am besten in ihrem Outlook-Verzeichnis.
Anschließend starten Sie Outlook.
Sie können alternativ auch den Signatur-Text mit dem Windows-Zubehör/WordPad erstellen und als RTF-Datei abspeichern.

Signatur integrieren

sg01b.jpg Abb. 1b: Menü/Extra/Optionen, Karteikarte E-Mail-Format

In Outlook wählen Sie den Menüpunkt "Extras/Optionen" und wählen den Knopf "Signaturauswahl".

sg01c.jpg Abb. 1c: Fenster Signaturauswahl

Hier klicken Sie auf "Neu",

sg01d.jpg Abb. 1d: Fenster Neue Signatur erstellen

geben der neuen Signatur einen Namen, Zum Beispiel nach dem Schema "Firmenkürzel_Mitarbeiterkürzel" (1),
tragen bei 2 den Pfad der Vorlagen-HTML-Datei ein und klicken auf "Weiter". Der Vorteil dieser Art von Namensvergabe ist bei mehreren Firmierungen, das die Signaturen einer Firmierung, alle nach Namen sortiert, untereinander stehen.

sg01e.jpg Abb. 1e: Fenster Signatur bearbeiten

Hier wird Ihnen eine Voransicht der Signatur gezeigt, Sie können sie also vor dem Speichern noch einmal kontrollieren. Hat alles seine Richtigkeit, dann klicken Sie auf "Fertigstellen"

sg01f.jpg Abb. 1f: Zurück im Fenster Signaturauswahl

und auf "Ok" klicken.

sg01g.jpg Abb. 1g: Ja/Nein, für das Verwenden dieser Signatur beim Antworten und
Weiterleiten auf eine erhaltene eMail

Jetzt wird Ihnen hier der Name der Signatur angezeigt. Wenn Sie wollen, dass bei jeder E-Mail, auch bei weitergeleiteten oder Antwort-eMails, eine Signatur angehängt wird, entfernen Sie das Häkchen bei Nicht beim Antworten und Weiterleiten

Anmerkung: Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, die Signatur immer bei weitergeleiteten oder Antwort-eMails mitzuliefern.


Fertig

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