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Outlook 2000 installieren

Wie kann man die Installation und die Einrichtung von Outlook 2000 auf einem Windows PC durchführen?
Das wird hier geklärt unter der Vorgabe:

  • Die Einrichtung erfolgt lokal auf dem PC,
  • Die Ablage der Datendatei erfolgt in einem Datenverzeichnis. Dieses Datenverzeichnis ist in die Datensicherung mit Einzubeziehen.

Das sind die Punkte für die Vorbereitung des ersten Aufrufs von Outlook. Dazu gehört:

Erst jetzt wird Outlook gestartet!

Nach dem 1. Start von Outlook erfolgt die Anpassung des Programms in Aussehen und Funktion. Dazu gehört:

Vorbereitung

Das ist die Vorbereitung des Profil von Outlook. Dies wird realisiert in Mail, welches über Start → Einstellungen → Systemsteuerung zu finden ist.

E-Mail-Konto

Bevor man Outlook das erste Mal startet, muss der Maildienst in der Systemsteuerung konfiguriert werden. Dazu rufen Sie bitte Start → Einstellungen → Systemsteuerung auf und klicken Sie doppelt auf das Symbol von Mail. Das E-Mail-Konto kann in 8 Schritten eingerichtet werden. Diese wären:

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    Abb. 1a: Fenster Mail

    Klicken Sie auf den Knopf , dann öffnet sich das Fenster laut Abb. 1b: Microsoft Outlook Setup-Assistent.


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    Abb. 1b: Fenster Microsoft Outlook Setup-Assistent mit Dienstwahl

    (1.) Setzen Sie ein Häkchen bei Internet-E-Mail und (2.) wählen Sie Informationsdienste manuell konfigurieren. Anschließend auf den Knopf klicken.


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    Abb. 1c: Fenster Microsoft Outlook Setup-Assistent mit Wahl des Profilnamens

    Hier gibt man einen Profilnamen ein. Zum Beispiel kann man eine Kombination aus Vorname und Nachname eingeben, wie: MMoebes (Siehe 1.). Anschließend auf klicken.


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    Abb. 1d: Fenster Dienst zum Profil hinzufügen

    Im Fenster Dienst zum Profil hinzufügen werden alle Dienste angezeigt, die man zum Profil hinzufügen kann. Hier markieren wir den Dienst Internet E-Mail und klickt auf Damit wird der Dienst zum Profil hinzugefügt.


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    Abb. 1e: Fenster KHeinema Eigenschaften

    Folgende Einstellungen müssen in den Eigenschaften des E-Mailkontos gemacht werden: (1) Der Name des E-Mailkontos, hier MMo#HuSvEDVF.de. (2.) Nun den Firmennamen mit Nachname und Vorname des Mitarbeiters, in dieser Reihenfolge eingeben. (3.) Unsere Organisation heißt Halle. (4.) Als letztes tragen Sie die E-Mailadresse des Mitarbeiters ein. Anschließend die nächste Registerkarte Server auswählen.


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    Abb. 1f: Fenster CBr#HuSvEDVF.de Eigenschaften

    Hier füllen Sie folgende Felder wie im Bild angezeigt aus: (1.) IP-Adresse für den Posteingang, (2.) IP-Adresse für den Postausgang, (3.) Benutzername (4.) und ein Kennwort. (5.) Nun noch ein Häkchen bei Kennwort speichern setzen. Anschließend in die Registerkarte Verbindung wechseln.


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    Abb. 1g: Fenster MMo#HuSvEDVF.de Eigenschaften

    Bei der Registerkarte Verbindung wird geklärt, welche Verbindung zum Senden und Empfangen vom E-Mails verwendet werden soll. Wir wollen die Internet-Verbindung manuell herstellen (Siehe 1.). Anschließend in die Registerkarte Erweitert wechseln.


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    Abb. 1h: Fenster MMo#HuSvEDVF.de Eigenschaften

    Die erweiterten Einstellungen können wir so lassen. Anschließend auf und klicken.


Der Internet-E-Mail-Dienst ist fertig und wird zu dem Profil hinzugefügt.


Persönlichen Ordner

Die Einrichtung erfolgt in 3 Schritten:

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    Abb. 2a: Fenster Dienst zum Profil hinzufügen

    Gehen Sie über die Eigenschaften des Profils auf Dienste. Dort klicken Sie bitte auf Hinzufügen und wählen den Persönlichen Ordner in der Dienstauswahl aus und klickt auf .


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    Abb. 2b: Auswahl von Verzeichnis und Dateiname der Outlook-Datei.

    Nun stellt man ein, wo Outlook die Persönlichen Daten ablegen soll. Passen Sie den Pfad entsprechend der Abb. 2b an und tragen Sie als Dateinamen Ihr Namenskürzel ein. Die Dateiendung lautet .pst. Anschließend auf klicken. Die Sicherheitsfrage, ob der Ordner erstellt werden soll können Sie bejahen.


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    Abb. 2c: Fenster Persönliche Ordner erstellen

    (1.) Im Fenster Persönliche Ordner erstellen muss der Name des Persönlichen Ordners eingetragen und (2.) Komprimierbare Verschlüsselung ausgewählt werden. Sie können aber auch ein Kennwort eingeben, um das Konto zu schützen. Anschließend auf klicken und der Persönliche Ordner mmoebes.pst wird fertig gestellt.



Adressbuch

Auswahl des vorrangig genutzten Adressbuches. Dazu sind 2 Schritte notwendig.

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    Abb. 3a: Fenster Dienst zum Profil hinzufügen

    Gehen Sie über die Eigenschaften des Profils, auf Dienste. Im Auswahlmenü Outlook-Adressbuch markieren und klicken. Jetzt werden alle bisher verfügbaren Outlook-Adressbücher angezeigt.


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    Abb. 3b: Fenster Microsoft Outlook - Adressbuch

    Stellen Sie ein, dass die Einträge nach Nachname/Vorname, wie in Deutschland üblich geordnet werden (1.). Danach klicken Sie auf den Knopf .



Übermittlung und Adressierung

Mit welchen eMail-Konto sollen die eMails versendet werden, wenn diesbezüglich keine andere Auswahl erfolgt ist? Und aus welchen Adressbuch soll Ihnen die Adresse des Empfängers angeboten werden. Das kann man hier in 3 Schritten einstellen.

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    Abb. 4a: Fenster Eigenschaften von MMoebes

    Stellen Sie sicher, dass neue E-Mails an den Persönlichen Ordner ihrer Wahl übermittelt werden. Dort sind Diese dann im Posteingang zu finden. Danach klicken Sie auf die Registerkarte Adressierung .


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    Abb. 4b: Fenster Eigenschaften von MMoebes

    Hier stellen Sie sicher, dass die Kontakte in Ihrem Persönlichen Verzeichnis zuerst angezeigt werden. Danach klicken Sie auf .


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    Abb. 4c: Fenster Microsoft Outlook Setup-Assistent

    Die Dienste sind fertig eingerichtet und werden in der Abb. 4c nochmal zusammengefasst. Klicken Sie auf .


Anpassung

Wenn man gewerbliche E-Mails verschickt, ist man gesetzlich verpflichtet eine Signatur mit den wichtigsten Geschäftsdaten an jede E-Mail anzuhängen. Weiterhin können Sie ihre E-Mails durch Briefpapier gestalten und vielleicht Automatisch mit einer Tagesmeldung zum Bürostart versenden. Hier erfolgt der Erste Start von Outlook und die Anpassung des Programms auf die Vorgaben der Firma.

Der 1. Start

Dieser erfolgt in 3 Schritten:

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    Abb. 5a: Fenster Outlook 2000-Start

    Nach dem Start von Outlook sehen Sie diesen Outlook 2000-Start-Assistenten. Klicken Sie bitte auf den Knopf .


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    Abb. 5b: Fenster Outlook 2000-Start

    Wählen Sie den Punkt Unternehmen oder Arbeitsgruppe. (1.) Danach klicken Sie auf den Knopf .


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    Abb. 5c: Fenster Microsoft Outlook

    Klicken Sie bei der Frage, ob Outlook als Standardmanager eingerichtet werden soll auf den Knopf .



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Abb. 6a: Fenster Anpassen

Dieses Fenster rufen Sie im über Menü → Extras → Anpassen auf. (1.) Entfernen Sie das Häkchen, um zukünftig alle Menüs vollständig angezeigt zu bekommen. Es ist ein wichtiger Punkt, um alles in Outlook sehen zu können. Denn Sie bekommen sonst nur das angezeigt, was Sie schon mal verwendet haben. Klicken Sie bitte danach auf den Knopf .


Adressbuch

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    Abb. 7a: Kontextmenü von Kontakte

    Rufen Sie bitte das Kontextmenü des Outlook-Ordners Kontakte auf und gehen Sie dort auf Eigenschaften .


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    Abb. 7b: Fenster Kontakte: Eigenschaften

    (1.) Auf der Karteikarte Outlook-Adressbuch setzen Sie das Häkchen bei Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen. Klicken Sie nun bitte auf den Knopf .


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    Abb. 7b: Fenster Kontaktoptionen

    Im Menü → Extras → Optionen, auf der Karteikarte Einstellungen kann man durch Drücken des Knopfes die Art und Weise der Ablage von neuen Kontakten und den Standard für die Ablage von Kontakten festlegen. Während in der USA vieles am Vornamen festgemacht wird, ist das in Deutschland eher der Nachname.



Archivierung einrichten

eMails sollten auch wie Unterlagen bis zu 10 Jahre aufgehoben werden. Damit diese nicht den Posteingang überfüllen, können diese in eine externe Datei verschoben werden. Die 1 Wahl dafür ist die Outlook-Datendatei für das Archiv.

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    Abb. 8a: Fenster Optionen
    Öffnen Sie Menü → Extras → Optionen und wählen Sie die Karteikarte Weitere. (1.) Das Häkchen am Menüpunkt: Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren muss aktiviert werden. Anschließend auf klicken .
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    Abb. 8b: Fenster AutoArchivierung

    Bei der AutoArchivierung müssen alle Häkchen aktiviert werden. Die Standardarchivdatei sollte unter diesem Namen gespeichert werden: archiv.pst (1.). Anschließend auf den Knopf klicken.



Profil wählen

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    Abb. 9a: Fenster Optionen

    Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Dienste. (1.) Die Option: Zu verwendendes Profil bestätigen muss aktiviert werden. Anschließend auf die Knöpfe , und klicken.



Regeln festlegen

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    Abb. 10a: Fenster Microsoft Outlook: Kontextmenü von Extras

    In Outlook kann man seine eingehenden E-Mails direkt nach Erhalt prüfen lassen und gegebenenfalls nach Spam, Junk, Technische E-Mails, usw. sortieren lassen. Das bewerkstelligt man mit sogenannten Regeln. Um Regeln festzulegen öffnen Sie das Menü → Extras → Regel-Assistent... um den Assistenten zu öffnen.


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    Abb. 10b: Fenster Regel-Assistent

    Klicken Sie im Fenster Regel-Assistent auf Optionen (1.)


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    Abb. 10c: Fenster Optionen

    Klicken Sie im Fenster Optionen auf Regel importieren... (2.).


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    Abb. 10d: Importieren aus

    Außer in wenigen Ausnahmen (z.B. bei einer kompletten Erstinstallation eines Firmennetzwerkes) hat ein Mitarbeiter bereits fertig definierte Regeln in seinem Team-Verzeichnis. Um stupide Wiederholungsarbeit zu vermeiden, kann man diese als Vorlage verwenden. In unserem Beispiel mopsen wir uns die Regeln von SBa. (3.) Dazu gehen wir in sein Verzeichnis Team/SBa und klicken die .rwz-Datei an. (4.) Dann klicken wir auf .


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    Abb. 10e: Fenster Regel-Assistent

    Als erstes richten Sie Regel 04PE_Aufg ein. Markieren Sie die Regel im Fenster Regel-Assistent und klicken Sie auf die Liste der Absender, für die die Regel angewendet werden soll (1.).


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    Abb. 10f: Fenster Regel-Assistent

    Markieren Sie die Regel 06PE_2009, klicken Sie auf den Ordner (1.) Regel-Adressen. Wählen Sie alle firmeninternen Adressen außer Ihre eigene aus und bestätigen mit dem Knopf (3.).


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    Abb. 10g: Fenster Regel-Assistent

    Im folgenden Fenster wählen Sie im folgenden Auswahl-Menü Ihr Team-Verzeichnis in Public Outlook. Dann bestätigen Sie zweimal mit den Knöpfen .